porthor für Hausverwaltung & WEG-Verwaltung
KI in der Hausverwaltung — ohne dass Mieterdaten Ihr Haus verlassen
Jede Mieter-E-Mail bedeutet dieselbe Handarbeit: Namen und Adresse herausnehmen, den Text in die KI kopieren, die Antwort zurückübersetzen. Und am Ende ist nichts dokumentiert. Dabei stecken in jeder Anfrage, jeder Nebenkostenabrechnung und jedem Mietvertrag genau die Daten, die nicht in ein fremdes KI-System gehören: die Ihrer Mieter.
porthor nimmt Ihnen diese Handarbeit ab. Mieterdaten werden lokal pseudonymisiert, dann arbeitet die KI, und die echten Namen kommen automatisch zurück — als versandfertiges Schreiben, mit lückenlosem Nachweis.
Live: Mieteranfrage rein → geprüfte Antwort raus, plus BetrKV-Analyse der Betriebskosten.
Der Signatur-Workflow
Von der Mieter-E-Mail zur versandfertigen Antwort
Sechs Schritte in der echten App, mit fiktiven Daten — so sieht Ihr Alltag mit porthor aus.
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Der Posteingang
nur porthor AutomateDie Mieter-Mail landet als .msg oder .eml direkt in Ihrem Vorgang — samt Anhängen. porthor erkennt Namen, Adresse und Kontodaten lokal und schlägt den Absender gleich als Rolle „Mieter" vor.
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Der Klick
Nach dem Import schlägt porthor passende Skills vor — hier: „Mieteranfrage beantworten". Ein Klick genügt, einen Prompt schreiben Sie nicht.
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Der Dialog
Der Skill arbeitet im KI-Assistenten: Sie ergänzen fehlende Rahmendaten direkt im Chat, Schnellfragen liegen als Klick-Vorschläge bereit.
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Der Datenschutz-Beat
Das sah die KI: „Vorname_Gruppe1 fragt nach der Nebenkostenabrechnung für Adresse_Gruppe2." Das sehen Sie: die Mieterin mit echtem Namen. Die Zuordnungstabelle bleibt auf Ihrem Rechner.
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Das Ergebnis
nur porthor AutomateDie Antwort kommt zurück, porthor setzt die echten Namen lokal wieder ein — versandfertig, sachlich, im Verwalterton. Kopieren, als .docx/.pdf exportieren oder direkt als E-Mail-Entwurf öffnen.
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Der Nachweis
Der Vorgang ist lückenlos protokolliert; eine Hash-Kette macht nachträgliche Änderungen erkennbar. Den Nachweis exportieren Sie als PDF für Chef, DSB oder Prüfung. Das Ganze dauert unter drei Minuten.
Ihr Werkzeugkasten
Ihre 10 Start-Skills als Hausverwaltung
Beim ersten Start fragt porthor nach Rolle und Schwerpunkten und legt Ihnen diese Favoriten automatisch an — Sie stehen nie vor einem leeren Chat-Fenster.
Skillpaket Hausverwaltung: über 20 weitere Skills für Ihre Rolle
Fünf der Start-Skills oben sind in porthor Pro inklusive. Das Skillpaket Hausverwaltung schaltet 23 kuratierte Skills Ihrer Rolle dauerhaft frei — einmalig 299 € je Nutzer, kein Abo. In porthor Automate sind alle Skills ohnehin enthalten. Auf die vorausgesetzte porthor-Pro-Lizenz gilt eine Geld-zurück-Garantie von 30 Tagen.
Skillpaket Hausverwaltung ansehenIhre Pseudonymisierung
Ihr Arbeitstag dreht sich um Mieterdaten — und genau die schützt porthor, bevor eine KI sie sieht:
- Mieternamen und Anschriften aus E-Mails, .msg- und .eml-Dateien samt Anhängen,
- Kontodaten und IBANs aus Kontoauszügen und Abrechnungen,
- personenbezogene Angaben in Mietverträgen, Nebenkostenabrechnungen und Schreiben.
porthor erkennt diese Stellen lokal, ersetzt sie durch konsistente Platzhalter — dieselbe Person trägt über alle Dokumente eines Ordners dieselbe Kennung — und setzt nach der KI-Antwort die echten Namen wieder ein. Und die App sagt ehrlich, wenn sie einen Platzhalter einmal nicht auflösen konnte, statt zu raten.
Warum dieser Ansatz rechtlich trägt
Heute (EuGH, Urteil vom 04.09.2025, C‑413/23 P): Der relative Personenbezug ist bestätigt — pseudonymisierte Daten können für einen Empfänger, der den Zuordnungsschlüssel weder besitzt noch mit zumutbarem Aufwand beschaffen kann, als anonym gelten. porthor pseudonymisiert vollständig lokal, die Zuordnungstabelle verlässt Ihr Gerät nie — die gewählte KI sieht ausschließlich Platzhalter.
Morgen (EDPB-Leitlinien-Entwurf 02/2026, in Konsultation): Bei Verarbeitung im Auftrag zählt die Perspektive des Auftraggebers — pseudonymisierte Daten blieben dann auch beim KI-Dienstleister personenbezogen. Die kluge Linie: schon heute nach dem strengeren Standard arbeiten — Pseudonymisierung dokumentieren + AVV mit dem KI-Anbieter abschließen. porthor liefert Ihnen genau diese Dokumentation: den Verarbeitungsnachweis je Ordner, manipulationserkennend.
Pseudonymisierte Daten bleiben aus Ihrer Sicht personenbezogen (Art. 4 Nr. 5 DSGVO) — Ihre Pflichten als Verantwortlicher bestehen fort; porthor unterstützt Sie dabei, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Details für Ihren DSB: das Datenschutz-Template-Paket.
Ehrliche Antworten
„Ja, aber …" — die Einwände Ihrer Branche
„Unser Datenschutzbeauftragter verbietet uns KI."
Genau für ihn ist porthor gebaut. Die DSB-Seite beantwortet seine drei Standardfragen öffentlich (Was, wenn die Erkennung etwas übersieht? Schickt ihr Daten an OpenAI? Ist Geschwärztes wiederherstellbar?), und das Datenschutz-Template-Paket liefert die fertigen Unterlagen für seine Akte — plus Verarbeitungsnachweis je Vorgang. So wird der DSB vom Blocker zum Befürworter: Er kann Ja sagen, ohne selbst ins Risiko zu gehen.
„Meine Leute machen sowieso, was sie wollen."
Genau deshalb funktioniert nur die Kombination aus Verbot, freigegebenem Werkzeug und Richtlinie. Verbieten ohne Alternative erzeugt Schatten-KI — Ihre Mitarbeiter nutzen ChatGPT längst, privat, am Handy, mit Ihren Mieterdaten. Mit porthor geben Sie den kontrollierten Weg frei.
„Wir haben DOMUS/Immoware — noch ein System?"
porthor ersetzt nichts und integriert sich dateibasiert: PDF oder E-Mail rein, fertiges Ergebnis raus; der Hotfolder überwacht Ordner automatisch. Ihr ERP bleibt führend. Und ob das in Ihrem Alltag trägt, prüfen Sie ohne Risiko: Auf jeden Kauf gibt es eine Geld-zurück-Garantie von 30 Tagen.
„Wer haftet, wenn die KI Unsinn schreibt?"
porthor arbeitet nach dem Entwurfs-Prinzip: Jede Antwort ist ein Entwurf, ein Mensch gibt frei. Kennzahlen rechnet nicht das Sprachmodell, sondern eine deterministische Rechenschicht — und genau diese Mensch-Freigabe ist es, was Aufsichtsbehörden sehen wollen.
Ihr Datenschutzbeauftragter hat eigene Fragen? Zeigen Sie ihm die DSB-Seite — sie beantwortet seine drei Standardfragen und beschreibt das Datenschutz-Template-Paket mit den fertigen Unterlagen.
Sehen Sie den Workflow live — an Fällen aus Ihrem Alltag
Im kostenlosen Live-Webinar zeigen wir genau diesen Ablauf an echten Dokumenten Ihrer Rolle. Live, mit Fragerunde.
Kostenlosen Webinarplatz reservierenOder sehen Sie auf der Startseite Schritt für Schritt, wie porthor Ihren Arbeitsalltag unterstützt: Startseite mit Ihrer Rolle öffnen →
Sie möchten nicht warten? Auf jeden Kauf gibt es eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.