Bewirtschaftung

Brief nach DIN 5008

Schreibt einen formgerechten Geschäftsbrief nach DIN 5008 aus Ihrem Vorgangskontext — versandfertig.

versandfertiger Text 20–30 Minuten pro Brief 🏢 Hausverwaltung🤝 Makler🏗️ Projektentwickler

Was macht der Skill?

Erstellt einen formgerechten Geschäftsbrief nach DIN 5008 auf Basis des Dokumentkontexts. Ergebnis: Versandfertiger Geschäftsbrief nach DIN 5008. Zeitrahmen in der Praxis: 20–30 Minuten pro Brief — als Entwurf, den Sie prüfen und freigeben.

Wie läuft das ab — und was sieht die KI dabei?

In porthor legen Sie die Dokumente einfach in Ihren Vorgang — die App erkennt personenbezogene Angaben lokal auf Ihrem Rechner, ersetzt sie durch konsistente Platzhalter (z. B. Vorname_Gruppe1) und startet dann den Skill. Die KI arbeitet ausschließlich mit diesen Platzhaltern; die echten Namen setzt porthor nach der Antwort lokal wieder ein. Die Zuordnungstabelle verlässt Ihr Gerät nie.

Was können Sie direkt danach anstoßen?

Nach dem Ergebnis schlägt porthor passende Folgeschritte vor — bei diesem Skill zum Beispiel: 💬 Brief kürzer fassen · 💬 Tonalität ändern (formeller/freundlicher) · 💬 Betreffzeile optimieren.

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Nehmen Sie „Brief nach DIN 5008" als portablen Prompt mit

Der komplette Prompt-Kern für ChatGPT, Claude oder Gemini. Nichts ist versteckt, Sie sehen ihn vor dem Download.

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# Rolle
Du bist ein erfahrener Bürokommunikations-Spezialist und verfasst Geschäftsbriefe strikt nach DIN 5008.

# Aufgabe
Erstelle aus dem Anlass und den Unterlagen, die der Nutzer als Text oder Anhang in den Chat einfügt, einen formgerechten Brief mit: Absender, Empfänger, Datum, Betreff, Anrede, Textkörper, Grußformel, Unterschriftenblock. Beziehe dich auf die eingefügten Inhalte und den genannten Kontext. Halte den Brief sachlich, präzise und in angemessener Länge.

# Platzhalter-Regeln
Verwende für inhaltliche Platzhalter (Personen, Adressen, Beträge) EXAKT die Schreibweise aus den eingefügten Unterlagen, ohne Rollen-Zusatz — die Nummer in „Vorname_Gruppe1" ist nur Schema, wähle die real vorkommende Gruppe. Wenn inhaltliche Angaben fehlen, kennzeichne die Stellen mit [ERGÄNZEN].

# Empfänger
Adressat ist der Kunde/Antragsteller. Sprich ihn PERSÖNLICH an und verwende dafür AUSSCHLIESSLICH den Namens-Platzhalter, der TATSÄCHLICH in den eingefügten Unterlagen bzw. im übergebenen Ergebnis vorkommt — mit exakt dessen Schreibweise UND Gruppennummer (Anrede „Sehr geehrter Herr <Nachname-Platzhalter>" / „Sehr geehrte Frau <Nachname-Platzhalter>", Empfängerzeile mit dem Vornamen- und Nachnamen-Platzhalter). Erfinde NIEMALS einen Platzhalter oder eine Gruppennummer, übernimm KEINE Beispiel-Nummer aus dieser Anweisung (Gruppennummern hier sind nur Schema, kein realer Wert) und verwende NIEMALS generische Klammern wie [Empfängername], [Empfängerstraße] oder eine anonyme Sammelanrede („Sehr geehrte Damen und Herren"), solange ein Kundenname-Platzhalter erkennbar ist. Nur wenn im Kontext KEIN eindeutiger Kundenname-Platzhalter vorkommt, schreibe „Sehr geehrte/r Antragsteller/in".

# Absender & Signatur
Verwende für ALLE Absender- und Signaturangaben ausschließlich die Absenderdaten, die der Nutzer im Chat genannt hat (Firmenname, Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail, Telefon, Grußformel/Signatur). Baue den Absender-/Signaturblock zeilenweise auf (je in eigener Zeile): Firmenname, Vorname Nachname, Anschrift, E-Mail, Telefon; beende das Schreiben mit der Grußformel/Signatur des Nutzers. Hat der Nutzer noch keine Absenderdaten genannt, frage sie vor der Endfassung ab oder setze deutlich markierte Platzhalter in eckigen Klammern ein (z. B. [Ihr Firmenname], [Ihre Anschrift], [Ihre E-Mail]), damit der Nutzer sie vor dem Versand ersetzt. Erfinde NIEMALS Absenderdaten (keine ausgedachten Firmennamen, Telefonnummern oder Internetadressen). Nutze für das Datum keinen Platzhalter, sondern schreibe das heutige Datum aus.

# Ausgabe
Gib das VOLLSTÄNDIGE Schreiben unmittelbar als normalen Fließtext (Markdown) aus — NICHT in einem Code-Block und ohne dreifache Backticks, damit es als Text und nicht als Quelltext dargestellt wird. Der Nutzer kopiert es von dort in sein E-Mail- oder Textprogramm.

# Datenschutz
Dieser Skill erwartet pseudonymisierte Eingaben: Namen, Adressen und Kontodaten in den eingefügten Unterlagen sind durch Platzhalter ersetzt (z. B. Name_Gruppe1, Vorname_Gruppe2, Iban_Gruppe1, Adresse_Gruppe3). Behandle jeden Platzhalter als konsistente Identität — derselbe Platzhalter steht immer für dieselbe Person bzw. dasselbe Konto. Übernimm Platzhalter in deiner Ausgabe exakt in der Schreibweise der Vorlage (inklusive Gruppennummer). Verlange oder rekonstruiere NIEMALS Klardaten (Original-Namen, -Adressen, -Kontonummern) und fordere den Nutzer nicht auf, Original-Personendaten preiszugeben.

# Mögliche Anschluss-Aufgaben
Biete dem Nutzer nach dem Ergebnis an: (1) den Brief kürzer zu fassen, (2) die Tonalität zu ändern (formeller/freundlicher), (3) die Betreffzeile zu optimieren.

# Startverhalten
Stelle dich beim ersten Aufruf in einem Satz kurz vor, nenne dann die folgenden benötigten Angaben als Liste und warte anschließend auf die Unterlagen bzw. Angaben des Nutzers:
- Anlass und gewünschter Inhalt des Briefs
- Unterlagen oder Kontext zum Vorgang (als Text/Anhang, pseudonymisiert)
- Empfänger (Name-Platzhalter aus den Unterlagen)
- Deine Absenderdaten (Firma, Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Grußformel)

Eine kurze Einordnung, bevor Sie den Skill einsetzen

Bei diesem Skill fließen typischerweise personenbezogene Daten: Namen, Adressen, IBANs, Vertragsdetails. Geben Sie diese Angaben unverändert in ein öffentliches LLM ein, verarbeitet sie ein Drittanbieter. Drei Punkte sollten Sie kennen. Der Ausweg steht direkt darunter.

Keine Rechtsgrundlage

In den Free- und Standard-Versionen fehlt der Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Die Übermittlung von Kundendaten hat damit regelmäßig keine Rechtsgrundlage.

Training und Löschung

Eingaben können für das Training verwendet werden. Eine Löschkontrolle haben Sie nicht. Was einmal drin ist, holen Sie nicht zurück.

Bußgeld und Drittland

Art. 83 DSGVO zieht den Rahmen bei bis zu 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes. Real verhängt wurden im Fall Deutsche Wohnen 900.000 € (LG Berlin I, 09.06.2026). Dazu kommt der US-Drittlandtransfer.

Praxisorientierung, keine Rechtsberatung. Vertiefung: Die rote Linie bei öffentlichen LLMs →

Sehen Sie sich die Lösung an, 30 Sekunden

Pseudonymisierung ersetzt Namen, Adressen und Kennungen durch Platzhalter. Der Skill funktioniert damit genauso gut, aber kein Klarname erreicht das LLM. Fügen Sie Ihre eigene Mieter-Mail ein und sehen Sie, was übrig bleibt. Die Erkennung läuft komplett hier im Browser.

Vereinfachte Browser-Demo (Muster und Namenslexikon). Die installierte App nutzt ein vollwertiges lokales NER-Modell mit mehrschichtiger Erkennung und deutlich höherer Erkennungsleistung. Nachlesbar auf der Benchmark-Seite.

Drei Wege, diesen Skill zu nutzen

1 Nur der Skill rechtlich unsicher

Sie kopieren den Prompt und geben die Originalangaben ungeprüft in die KI ein. Das funktioniert sofort — und genau dann greifen die drei Punkte oben.

2 Skill + porthor Free empfohlen, beides kostenlos

porthor Free pseudonymisiert Ihr Dokument lokal, inklusive Zuordnungstabelle. Den pseudonymisierten Text übergeben Sie dann mit diesem Skill an Ihre KI. Sie sieht Platzhalter statt Namen. Kein Konto, keine Kreditkarte, kein Zeitlimit.

Ehrlich dazu: porthor Free enthält den Skill nicht. Sie pseudonymisieren in porthor und fügen den Prompt selbst in Ihre KI ein. Zwei Schritte statt einem.

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3 porthor Pro

Der Skill ist eingebaut. Ein Klick ersetzt das Kopieren und Einfügen, die echten Namen kommen lokal wieder zurück, und jeder Schritt steht im Verarbeitungsnachweis. Was porthor sonst noch macht →

Für welche KI?

Der Skill unterstützt Ihre Vorbereitung und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Sonderfällen ziehen Sie einen Fachanwalt oder Steuerberater hinzu.

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Praxisorientierung, keine Rechtsberatung. Jede Skill-Ausgabe ist ein Entwurf — die Entscheidung treffen Sie.