Freigabe-Unterlagen
„Ich muss erst unseren Datenschutzbeauftragten fragen." — Gute Idee. Hier sind seine Antworten.
Die Freigabe von KI-Werkzeugen ist ein Zwei-Personen-Entscheid. Die Standardfragen Ihres DSB beantwortet diese Seite direkt und öffentlich — die fertigen Unterlagen für seine Akte bündelt das Datenschutz-Template-Paket.
Rückfragen Ihres DSB beantworten wir direkt: service@porthor.de
Das Datenschutz-Template-Paket
Fünf Dokumente, ein Zweck: Ihr DSB kann Ja sagen — mit Akte
Ihr DSB muss die Freigabe begründen und dokumentieren können. Das Datenschutz-Template-Paket nimmt ihm die Schreibarbeit ab: alle Unterlagen sind auf die lokale porthor-Architektur vorbefüllt und auf die Prüfschritte der DSGVO aufgebaut.
Security-Whitepaper
Die technische Grundlage für die DSB-Bewertung: was porthor ist, der komplette Datenfluss, alle Speicherorte, die vollständige Liste der Netzwerk-Endpunkte und die Nachweisbarkeit jedes Verarbeitungsschritts.
VVT-Mustereintrag (Art. 30 DSGVO)
Fertiger Vorschlag für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Zwecke, Kategorien, Empfänger, Löschfristen und Verweis auf die TOM — Platzhalter ersetzen, prüfen, übernehmen.
TOM-Vorlage (Art. 32 DSGVO)
Technische und organisatorische Maßnahmen, vorbefüllt auf die lokale porthor-Architektur: Pseudonymisierung, getrennte Schlüsselaufbewahrung, Privacy-Gate, Zugriff über Ihre bestehenden Ordnerberechtigungen.
Prüfliste AV-Vertrag
Für den von Ihnen gewählten KI-Anbieter: die Punkte, die ein Auftragsverarbeitungsvertrag abdecken muss — zum Abhaken beim Vergleich der Anbieter-Standardverträge.
Muster-Anschreiben an den DSB
Damit Sie nicht bei null anfangen: ein Anschreiben, das Ihr DSB versteht — mit den richtigen Fragen und den Verweisen auf Whitepaper, VVT und TOM gleich enthalten.
So erhalten Sie das Paket
199 € netto, einmalig — als Zusatzoption im Lizenzkonfigurator. Ab 5 Jahreslizenzen (Pro oder Automate) ist das Datenschutz-Template-Paket automatisch inklusive. Lieferung nach dem Kauf an Ihre Kauf-E-Mail-Adresse.
Im Lizenzkonfigurator wählen →Alle Dokumente sind als Entwurf gekennzeichnet — Praxisorientierung, keine Rechtsberatung; vor Verteilung im Unternehmen fachlich prüfen.
Die Kurzfassung für den DSB
Was die App überträgt — und was nie
| Kategorie | Antwort |
|---|---|
| Dokumentinhalte an den Hersteller | Nie. Es existiert kein porthor-Server, der Inhalte empfängt — Analyse, OCR, NER, Schwärzung, Export laufen lokal. |
| An den KI-Anbieter (opt-in) | Ausschließlich pseudonymisierte Platzhalter-Texte, mit den eigenen Zugangsdaten des Verantwortlichen. Privacy-Gate blockiert Klartext-Reste fail-closed; Freigaben einzelner Werte sind bewusste Nutzeraktion und werden gezählt. |
| Zuordnungsschlüssel | Verbleibt getrennt und ausschließlich lokal (Art. 4 Nr. 5 DSGVO — getrennte Aufbewahrung). |
| Lizenz/Konto | E-Mail + zufällige Geräte-UUID an den Lizenzserver — nie Hostname, Hardware-IDs oder Inhalte. |
| Telemetrie | Keine Inhalts- oder Verhaltenstelemetrie. Solange Sie angemeldet sind, meldet die App dem Lizenzserver, dass ein Download oder Update stattgefunden hat: Ereignistyp, Version, Betriebssystem, Architektur. Sonst nichts. Der Update-Check ist read-only und standardmäßig aus. |
| Nachweis | Lokaler Verarbeitungsnachweis je Ordner: manipulationserkennende Hash-Kette, nur Metadaten und Zähler, nie Inhalte — als PDF exportierbar (Art. 5 Abs. 2 DSGVO). |
Die komplette technische Herleitung mit Datenflussdiagramm steht auf Sicherheit & Architektur.
Warum dieser Ansatz rechtlich trägt
Heute (EuGH, Urteil vom 04.09.2025, C‑413/23 P): Der relative Personenbezug ist bestätigt — pseudonymisierte Daten können für einen Empfänger, der den Zuordnungsschlüssel weder besitzt noch mit zumutbarem Aufwand beschaffen kann, als anonym gelten. porthor pseudonymisiert vollständig lokal, die Zuordnungstabelle verlässt Ihr Gerät nie — die gewählte KI sieht ausschließlich Platzhalter.
Morgen (EDPB-Leitlinien-Entwurf 02/2026, in Konsultation): Bei Verarbeitung im Auftrag zählt die Perspektive des Auftraggebers — pseudonymisierte Daten blieben dann auch beim KI-Dienstleister personenbezogen. Die kluge Linie: schon heute nach dem strengeren Standard arbeiten — Pseudonymisierung dokumentieren + AVV mit dem KI-Anbieter abschließen. porthor liefert Ihnen genau diese Dokumentation: den Verarbeitungsnachweis je Ordner, manipulationserkennend.
Pseudonymisierte Daten bleiben aus Ihrer Sicht personenbezogen (Art. 4 Nr. 5 DSGVO) — Ihre Pflichten als Verantwortlicher bestehen fort; porthor unterstützt Sie dabei, ersetzt aber keine Rechtsberatung.