Freigabe-Unterlagen
„Ich muss erst unseren Datenschutzbeauftragten fragen." — Gute Idee. Hier sind seine Antworten.
Die Freigabe von KI-Werkzeugen ist ein Zwei-Personen-Entscheid. Die Standardfragen Ihres DSB beantwortet diese Seite direkt und öffentlich — die fertigen Unterlagen für seine Akte bündelt das Datenschutz-Template-Paket.
Rückfragen Ihres DSB beantworten wir direkt: service@porthor.de
Das Datenschutz-Template-Paket
Fünf Dokumente, ein Zweck: Ihr DSB kann Ja sagen — mit Akte
Ihr DSB muss die Freigabe begründen und dokumentieren können. Das Datenschutz-Template-Paket nimmt ihm die Schreibarbeit ab: alle Unterlagen sind auf die lokale porthor-Architektur vorbefüllt und auf die Prüfschritte der DSGVO aufgebaut.
Security-Whitepaper
Die technische Grundlage für die DSB-Bewertung: was porthor ist, der komplette Datenfluss, alle Speicherorte, die vollständige Liste der Netzwerk-Endpunkte und die Nachweisbarkeit jedes Verarbeitungsschritts.
VVT-Mustereintrag (Art. 30 DSGVO)
Fertiger Vorschlag für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Zwecke, Kategorien, Empfänger, Löschfristen und Verweis auf die TOM — Platzhalter ersetzen, prüfen, übernehmen.
TOM-Vorlage (Art. 32 DSGVO)
Technische und organisatorische Maßnahmen, vorbefüllt auf die lokale porthor-Architektur: Pseudonymisierung, getrennte Schlüsselaufbewahrung, Privacy-Gate, Zugriff über Ihre bestehenden Ordnerberechtigungen.
Prüfliste AV-Vertrag
Für den von Ihnen gewählten KI-Anbieter: die Punkte, die ein Auftragsverarbeitungsvertrag abdecken muss — zum Abhaken beim Vergleich der Anbieter-Standardverträge.
Muster-Anschreiben an den DSB
Damit Sie nicht bei null anfangen: ein Anschreiben, das Ihr DSB versteht — mit den richtigen Fragen und den Verweisen auf Whitepaper, VVT und TOM gleich enthalten.
So erhalten Sie das Paket
199 € netto, einmalig — als Zusatzoption im Lizenzkonfigurator. Ab 5 Jahreslizenzen (Pro oder Automate) ist das Datenschutz-Template-Paket automatisch inklusive. Lieferung nach dem Kauf an Ihre Kauf-E-Mail-Adresse.
Im Lizenzkonfigurator wählen →Alle Dokumente sind als Entwurf gekennzeichnet — Praxisorientierung, keine Rechtsberatung; vor Verteilung im Unternehmen fachlich prüfen.
Die Kurzfassung für den DSB
Was die App überträgt — und was nie
| Kategorie | Antwort |
|---|---|
| Dokumentinhalte an den Hersteller | Nie. Es existiert kein porthor-Server, der Inhalte empfängt — Analyse, OCR, NER, Schwärzung, Export laufen lokal. |
| An den KI-Anbieter (opt-in) | Pseudonymisierte Platzhalter-Texte, mit den eigenen Zugangsdaten des Verantwortlichen. Privacy-Gate blockiert Klartext-Reste fail-closed; Freigaben einzelner Werte sind bewusste Nutzeraktion und werden gezählt. Zugang wahlweise über einen eigenen API-Schlüssel oder über ein bestehendes Abonnement (Claude, ChatGPT, Google Code Assist); der Anbieter wird je Fähigkeit getrennt hinterlegt, ohne Eintrag bleibt die Fähigkeit aus. |
| Diktat (opt-in, die eine Ausnahme) | Die einzige Stelle, an der Inhalte unpseudonymisiert das Gerät verlassen: Eine Tonaufnahme lässt sich vor der Umwandlung in Text nicht pseudonymisieren, sie geht im Original an den gebundenen Transkriptions-Anbieter. Zwei Sperren davor: Die Einstellung ist im Auslieferungszustand aus, und jede einzelne Aufnahme verlangt eine Zustimmung. Das Transkript bleibt zunächst lokal und wird erst beim Absenden wie jede Nachricht pseudonymisiert. Vorgelesen wird nur die bereits pseudonymisierte Fassung. |
| Web-Suche im Assistenten (opt-in) | Im Auslieferungszustand aus. Die Suchanfrage wird pseudonymisiert und durch dasselbe Privacy-Gate geschickt; ausgeführt wird sie vom Suchwerkzeug desselben KI-Anbieters, den Sie ohnehin gebunden haben. Es kommt also kein weiterer Empfänger und kein eigener Suchdienst hinzu. Gefundene Seiten werden nicht nachgeladen. |
| Eigener Mailserver (porthor Automate, opt-in) | Die einzige neue Netzverbindung in porthor 3, und sie geht zum Mailserver des Verantwortlichen: Anmeldung per IMAP mit Passwort oder, nur wenn der Nutzer Microsoft 365 wählt, über die Microsoft-Anmeldung (OAuth bei login.microsoftonline.com, nur Anmeldung und Token-Erneuerung). Abruf etwa alle fünf Minuten, Antworten landen als Entwurf im eigenen Postfach. Kein Versand ohne Klick, kein Gmail, TLS mit Zertifikatsprüfung nicht abschaltbar. |
| Übergabe an lokale Programme (porthor Pro, opt-in) | Der MCP-Server gibt porthor-Funktionen an ein Programm auf demselben Rechner weiter, etwa Claude Desktop. Die Übergabe läuft über die Standardein- und -ausgabe, ohne Port und ohne Netzverbindung; jedes Werkzeug liegt hinter dem Privacy-Gate. Klartext bekommt nur der lokale Aufrufer. |
| Zuordnungsschlüssel | Verbleibt getrennt und ausschließlich lokal (Art. 4 Nr. 5 DSGVO — getrennte Aufbewahrung). |
| Lizenz/Konto | E-Mail + zufällige Geräte-UUID an den Lizenzserver — nie Hostname, Hardware-IDs oder Inhalte. |
| Telemetrie | Keine Inhalts- oder Verhaltenstelemetrie. Solange Sie angemeldet sind, meldet die App dem Lizenzserver, dass ein Download oder Update stattgefunden hat: Ereignistyp, Version, Betriebssystem, Architektur. Sonst nichts. Der Update-Check ist read-only und standardmäßig aus. |
| Nachweis | Lokaler Verarbeitungsnachweis je Ordner: manipulationserkennende Hash-Kette, nur Metadaten und Zähler, nie Inhalte — als PDF exportierbar (Art. 5 Abs. 2 DSGVO). |
Die komplette technische Herleitung mit Datenflussdiagramm steht auf Sicherheit & Architektur.
Warum dieser Ansatz rechtlich trägt
Heute (EuGH, Urteil vom 04.09.2025, C‑413/23 P): Der relative Personenbezug ist bestätigt — pseudonymisierte Daten können für einen Empfänger, der den Zuordnungsschlüssel weder besitzt noch mit zumutbarem Aufwand beschaffen kann, als anonym gelten. porthor pseudonymisiert vollständig lokal, die Zuordnungstabelle verlässt Ihr Gerät nie — die gewählte KI sieht ausschließlich Platzhalter.
Morgen (EDPB-Leitlinien-Entwurf 02/2026, in Konsultation): Bei Verarbeitung im Auftrag zählt die Perspektive des Auftraggebers — pseudonymisierte Daten blieben dann auch beim KI-Dienstleister personenbezogen. Die kluge Linie: schon heute nach dem strengeren Standard arbeiten — Pseudonymisierung dokumentieren + AVV mit dem KI-Anbieter abschließen. porthor liefert Ihnen genau diese Dokumentation: den Verarbeitungsnachweis je Ordner, manipulationserkennend.
Pseudonymisierte Daten bleiben aus Ihrer Sicht personenbezogen (Art. 4 Nr. 5 DSGVO) — Ihre Pflichten als Verantwortlicher bestehen fort; porthor unterstützt Sie dabei, ersetzt aber keine Rechtsberatung.