Datenschutzerklärung für die porthor-App

Stand: 11. September 2026 · Diese Erklärung in englischer Sprache: English version

1. Wofür diese Erklärung gilt

Diese Erklärung gilt für die porthor-Desktop-Anwendung für Windows, macOS und Linux. Sie beschreibt, welche personenbezogenen Daten die Anwendung verarbeitet, an wen sie Daten übermittelt, auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht und wie lange die Daten gespeichert bleiben.

Für den Besuch der Website porthor.de gilt eine eigene Erklärung: Datenschutzerklärung der Website. Beide Erklärungen stehen nebeneinander; wo sich Verarbeitungen überschneiden (Kauf, Newsletter), wird hier auf die Website-Erklärung verwiesen.

2. Verantwortlicher

menosgada Service GmbH
vertreten durch den Geschäftsführer Stefan Holhut
Bahnhofstr. 64
96231 Bad Staffelstein, Deutschland
E-Mail: service@porthor.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen nicht vor. Fragen zum Datenschutz beantworten wir unter der oben genannten Adresse.

3. Grundprinzip: Die Verarbeitung findet auf Ihrem Gerät statt

porthor ist eine lokal installierte Anwendung. Das Öffnen und Analysieren von Dokumenten, das Schwärzen, das Pseudonymisieren, die Texterkennung (OCR) und die Erkennung von Namen, Anschriften und weiteren personenbezogenen Angaben (NER) laufen vollständig auf Ihrem Gerät ab. Die dafür erforderlichen Modelle werden mit der Anwendung ausgeliefert und arbeiten ohne Netzwerkzugriff; sie werden nicht nachgeladen.

Das gilt auch für die Modelle, die porthor 3 zusätzlich mitbringt — etwa für das Unkenntlichmachen von Gesichtern und Kennzeichen in Bildern. Sie liegen als Teil des Installationspakets auf Ihrem Gerät. porthor lädt zur Laufzeit kein Modell aus dem Netz; ist eines nicht installiert, meldet die Anwendung das und die Funktion bleibt aus.

Eine Ausnahme, die wir offen benennen: Das Diktat im KI-Assistenten arbeitet nicht auf Ihrem Gerät. Die Tonaufnahme geht zur Umwandlung in Text an den Anbieter, den Sie dafür gebunden haben — im Original, weil sich eine Aufnahme vorher nicht pseudonymisieren lässt. Das ist ausgeschaltet, bis Sie es erlauben, und verlangt dann bei jeder Aufnahme Ihre Zustimmung. Einzelheiten in Abschnitt 4.7.

Das gilt auch für die Suche: Die Volltextsuche über alle Ordner und das Heranziehen passender Textstellen für eine Frage an die KI laufen vollständig auf Ihrem Gerät. Weder ein Suchindex noch Ihre Suchbegriffe verlassen es.

E-Mail: zwei verschiedene Wege. Der E-Mail-Import liest gespeicherte Nachrichtendateien (.eml, .msg), die auf Ihrem Gerät liegen — dabei entsteht keine Verbindung. Davon zu unterscheiden ist das Einhängen eines Postfachs (porthor Automate): Richten Sie es ein, meldet sich porthor an Ihrem Mailserver an und ruft Nachrichten ab. Das ist die einzige E-Mail-Verbindung, und sie steht in Abschnitt 4.5. Ohne Einrichtung findet sie nicht statt.

Dokumente und ihre Inhalte werden dabei zu keinem Zeitpunkt an uns oder an Dritte übertragen. Auch die Zuordnungstabelle zwischen den echten Angaben und den Pseudonymen bleibt ausschließlich lokal in Ihrem Arbeitsordner. Wir haben darauf keinen Zugriff und können Pseudonyme nicht auflösen.

Ihr Arbeitsordner bleibt Ihr Arbeitsordner. porthor zieht in die Ordnerstruktur ein, die Sie ihm zeigen; es kopiert, verschiebt und benennt dabei nichts um. Was porthor selbst ablegt, liegt in einem eigenen Unterordner .porthor (Abschnitt 7). Ein Ordner, den Sie auf einem gemeinsamen Laufwerk ablegen, ist für alle lesbar, die Zugriff auf dieses Laufwerk haben — dafür sorgen die Rechte Ihres Dateisystems, nicht porthor.

Die Anwendung enthält keine Telemetrie, keine Werbekennungen und keinen automatischen Absturzbericht. Sie greift nicht auf Kamera, Standort, Kontakte oder Kalender zu; auf das Mikrofon nur, wenn Sie das Diktat in den Einstellungen erlaubt und eine Aufnahme selbst gestartet haben (Abschnitt 4.7). Wie oft Sie welche Funktion genutzt haben, zählt porthor für Ihre eigene Übersicht mit; diese Zähler bleiben auf dem Gerät (Abschnitt 7).

Hinweise auf Ihrem Bildschirm. Aufgaben, Fristen und Erinnerungen zeigt porthor als Karten in der Anwendung und, wenn Sie das einschalten, als Hinweis Ihres Betriebssystems. Diese Hinweise entstehen auf Ihrem Gerät und werden dort angezeigt: Es gibt keinen Push-Dienst, kein fremdes Benachrichtigungsnetz und keine Übertragung an uns.

Die Steuerung mehrschrittiger Abläufe — etwa eines Interviews, das fehlende Pflichtangaben abfragt — übernimmt eine mitgelieferte Programmbibliothek. Deren eingebaute Nutzungsmessung ist in porthor entfernt und abgeschaltet; sie kann keine Verbindung aufbauen. Der Zwischenstand eines Ablaufs liegt als Datei im betreffenden Ordner.

Wer für die Dokumentinhalte verantwortlich ist. Für die Verarbeitung der Dokumentinhalte ist der jeweilige Nutzer beziehungsweise die Organisation verantwortlich, in deren Verantwortungsbereich porthor eingesetzt wird. Wer porthor am Arbeitsplatz nutzt, ist dafür in aller Regel nicht selbst verantwortlich; verantwortlich ist die Stelle, die über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet, also üblicherweise der Arbeitgeber. Wir sind für die in Abschnitt 4 beschriebenen Verbindungen verantwortlich, nicht für die Inhalte, die mit der Anwendung bearbeitet werden.

Auf Ihrem Gerät speichert porthor nur, was für die von Ihnen angeforderten Funktionen erforderlich ist (Abschnitt 7). Weitere Informationen liest die Anwendung aus Ihrer Endeinrichtung nicht aus (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

4. Verbindungen, die die Anwendung herstellt

Die folgende Liste ist vollständig. Andere ausgehende Verbindungen baut die Anwendung nicht auf. Links, die Sie in der Anwendung anklicken (etwa zur Kaufseite oder zur Terminbuchung), öffnen sich in Ihrem Browser; dafür gelten die Erklärungen der jeweiligen Seite.

4.1 Abruf von Aktualisierungen und Neuigkeiten

Anlass	Zwei getrennte Abrufe mit getrennten Schaltern: Aktualisierungen. Nur wenn Sie den Abruf eingeschaltet haben. Er ist im Auslieferungszustand aus; die Anwendung fragt bei der Ersteinrichtung danach. Der Schalter heißt „Automatisch auf Updates & News prüfen" und steht in den Einstellungen unter „Updates". Neuigkeiten. Die Anwendung lädt beim Öffnen, danach in Abständen von sechs Stunden sowie beim Zurückkehren an das Fenster die Liste der Produktmeldungen und zeigt sie unter „Benachrichtigungen". Dieser Abruf ist voreingestellt an und lässt sich in jeder Lizenzstufe in den Einstellungen unter „Updates" abschalten („Neuigkeiten unter Benachrichtigungen anzeigen"). Der Hinweis auf eine neue Programmversion hängt nicht an diesem Schalter, sondern am Aktualisierungsabruf darüber. Enthält eine Meldung ein Video, lädt die Anwendung zusätzlich das zugehörige Standbild von unserem Server — auch bei Videos, die bei YouTube liegen: das Standbild holt unser Server dort einmal ab und liefert es unter eigener Adresse aus. Beim Öffnen der Anwendung wird also keine Verbindung zu YouTube oder Google aufgebaut. Das geschieht erst, wenn Sie ein Video anklicken; es läuft dann in einem eigenen Fenster von porthor über `youtube-nocookie.com`, mit einer Sitzung, die beim Schließen des Fensters endet.
Empfänger	In erster Linie unser eigener Server `lizenz.porthor.de` (Deutschland). Antwortet dieser nicht, fragt die Anwendung ersatzweise GitHub, Inc., 88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA über `api.github.com` und `raw.githubusercontent.com`. Standbilder zu Videos kommen ausschließlich von unseren eigenen Adressen.
Übertragene Daten	Ein lesender Abruf der Versions- und Neuigkeitenliste, ohne Anmeldung. Es gehen dabei weder eine Gerätekennung noch ein Konto-Bezug mit. Mitgesendet werden Betriebssystem und Prozessorarchitektur, damit die Antwort den passenden Installer benennt, sowie die Programmversion. Beim Abruf der Neuigkeiten geht zusätzlich die von Ihnen gewählte Tätigkeitsrolle als Stichwort mit (etwa „hausverwaltung"), damit Sie nur Meldungen erhalten, die zu Ihrer Arbeit passen — ein Sammelbegriff, keine Angabe zu Ihrer Person. Ihre Lizenzstufe wird nicht übertragen; nach ihr sortiert die Anwendung auf Ihrem Gerät. Technisch bedingt sieht der Empfänger außerdem Ihre IP-Adresse.
Zwecke	Hinweis auf verfügbare Aktualisierungen, insbesondere Sicherheitsaktualisierungen. Und: Anzeige von Produktneuigkeiten — darunter neue Funktionen und Skills, Erklärvideos sowie Hinweise auf kostenpflichtige Erweiterungen. Die Neuigkeiten sind damit auch der Weg, über den wir das kostenlose Angebot bewerben und finanzieren.
Rechtsgrundlage	Für den Abruf der Aktualisierungen: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, erteilt durch das Einschalten. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie den Schalter wieder ausschalten. Für den Abruf der Neuigkeiten: unser berechtigtes Interesse daran, Nutzerinnen und Nutzer über Weiterentwicklungen und kostenpflichtige Erweiterungen zu unterrichten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Erwägungsgrund 47). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) — dafür genügt der Schalter in den Einstellungen, unabhängig davon, welche Lizenz Sie nutzen. Für die Zugriffsprotokolle unseres Servers, die dabei anfallen, gilt eine eigene Grundlage: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Drittlandübermittlung	Nur im Ausweichfall an GitHub in den USA. Soweit GitHub für diese Verarbeitung wirksam in der Liste des EU-US Data Privacy Framework geführt wird, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO). Beim Regelabruf über unseren eigenen Server findet keine Drittlandübermittlung statt. Klicken Sie ein YouTube-Video an, übermitteln Sie mit dem Aufruf Ihre IP-Adresse an Google Ireland Limited bzw. Google LLC in den USA — auf derselben Grundlage (Art. 45 DSGVO), soweit Google für diese Verarbeitung wirksam gelistet ist. Ohne diesen Klick geschieht das nicht: Standbilder holt unser Server, nicht Ihre Anwendung.
Speicherdauer	Wir speichern zu diesem Abruf keine Nutzerdaten. Auf unserem Server fallen Zugriffsprotokolle an (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource); wir löschen sie nach 14 Tagen. Für die Speicherung bei GitHub gilt die Datenschutzerklärung von GitHub.

4.2 Konto- und Lizenzverwaltung

Anlass	Bei der Ersteinrichtung und danach immer, wenn Sie sich anmelden oder eine Lizenz aktivieren beziehungsweise verwalten. Die Ersteinrichtung verlangt Ihre E-Mail-Adresse — auch für das kostenlose porthor Free. Ein Passwort gibt es nicht: Sie bestätigen Ihre Adresse über einen Link, den wir Ihnen schicken. Sind Sie angemeldet, prüft die Anwendung die Lizenz einmal täglich nach. Diese Prüfung hängt nicht am Schalter aus Abschnitt 4.1: Eine Lizenz lässt sich ohne Verbindung zum Lizenzserver nicht prüfen. Wenn keine Verbindung zustande kommt, arbeitet porthor weiter. Grundlage ist ein signierter Nachweis, den der Lizenzserver ausstellt und der auf Ihrem Gerät liegt; er trägt eine feste Laufzeit von 14 Tagen. Bleibt eine fällige Zahlung aus, gilt zusätzlich eine Kulanzfrist von 7 Tagen, in der Ihr Zugang unverändert bestehen bleibt. Erst danach fällt porthor auf den kostenlosen Umfang zurück (Wasserzeichen im PDF-Export) — es sperrt sich nie vollständig, und Ihre Dokumente bleiben in jedem Fall zugänglich.
Empfänger	Die Daten gehen an unseren eigenen Lizenzserver unter `lizenz.porthor.de`. Als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO sind daran beteiligt: netcup GmbH, Karlsruhe, für den Serverbetrieb. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Deutschland. Brevo (Brevo SA, Paris; Vertragspartner in Deutschland ist die Brevo GmbH) für den Versand der Konto- und Lizenz-E-Mails. Einzelheiten in der Website-Erklärung, Abschnitt 4. Mit beiden Anbietern besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der sie an unsere Weisungen bindet. Über diese Auftragsverarbeiter hinaus geben wir die Daten nicht weiter; eine Ausnahme gilt, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
Übertragene Daten	Ihre E-Mail-Adresse — sie ist die Anmeldung; porthor arbeitet ohne Passwort und ohne Lizenzschlüssel, die Anmeldung läuft über einen Link per E-Mail Profilangaben, soweit Sie sie eintragen: Anrede und Titel, Vor- und Nachname, Firma, Telefonnummer, Anschrift, Signatur für erzeugte Schreiben eine von der Anwendung erzeugte Zufalls-Gerätekennung je Gerät — keine Hardware-Kennung, kein Gerätename Programmversion, Betriebssystem und Prozessorarchitektur Nachweis Ihrer Einwilligungen (Zeitpunkt und Fassung der Hinweise) Lizenz- und Bestelldaten aus dem Kauf, einschließlich Rechnungsanschrift bei einem Wechsel der Konto-E-Mail und beim Umhängen einer Lizenz: die alte und die neue Adresse mit Zeitpunkt bei Team-Lizenzen: die E-Mail-Adresse und die Rolle der Person, die Sie auf einen Arbeitsplatz einladen wenn Sie den Newsletter in der Anwendung bestellen oder abbestellen: Ihre Entscheidung mit Zeitpunkt die Ereignisse „Download angeklickt" und „Aktualisierung installiert" mit der betroffenen Version bei Team-Lizenzen ausschließlich die Adressen, die zu dieser Lizenz gehören: die des Inhabers und die der Arbeitsplätze, die Sie selbst eingeladen haben. porthor liest kein Adressbuch und keinen Verzeichnisdienst aus und ergänzt keine Adressen von sich aus Meldung des Programmstands. Bei der täglichen Lizenzprüfung, bei der Anmeldung und beim Aktivieren eines Geräts gehen Programmversion, Betriebssystem und Prozessorarchitektur mit; dieselben drei Angaben trägt die Anwendung an den Endpunkt für Programmereignisse, wenn Sie einen Download anklicken oder eine Aktualisierung installiert wurde. Wir sehen daran, welche Programmstände im Einsatz sind, und können veraltete Fassungen erkennen, denen Sicherheitskorrekturen fehlen. Diese Meldung ist an Ihre Anmeldung gebunden — ohne Anmeldung findet sie nicht statt, und der anonyme Abruf aus Abschnitt 4.1 enthält sie nicht. Nicht übertragen werden Dokumente, Dokumentinhalte, Schwärzungsergebnisse, Zuordnungstabellen, Ihr KI-Zugangsschlüssel, Ihr Gerätename und Hardware-Kennungen.
Zweck	Anmeldung, Prüfung der Lizenzberechtigung, Verwaltung der Arbeitsplätze und Geräte, Versand lizenzbezogener E-Mails, Nachweis der Einwilligungen, Erkennung veralteter Programmstände sowie Abrechnung und Buchhaltung.
Rechtsgrundlage	Nicht für alle oben genannten Daten dieselbe: Anmeldung, Lizenzprüfung, Geräte- und Arbeitsplatzverwaltung (E-Mail-Adresse, Gerätekennung, Programmversion, Betriebssystem, Prozessorarchitektur): Erfüllung des Nutzungsvertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Freiwillige Profilangaben (Anrede, Titel, Name, Firma, Telefonnummer, Anschrift, Signatur): Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, erteilt durch das Eintragen. Für den Vertrag sind sie nicht erforderlich. Nachweis der Einwilligungen: rechtliche Verpflichtung aus der Rechenschaftspflicht, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Newsletter: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jederzeit widerruflich. Die Ereignisse „Download angeklickt" und „Aktualisierung installiert": berechtigtes Interesse daran, zu erkennen, ob ein Konto noch eine veraltete Fassung einsetzt, und Support-Anfragen dazu einordnen zu können, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können dem nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Rechnungs- und Buchungsdaten: rechtliche Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG.
Speicherdauer	abgelaufene Anmeldelinks: sofort Anträge auf Wechsel der Konto-E-Mail: 90 Tage serverseitiges Zugriffsprotokoll: 12 Monate, danach wird die E-Mail-Adresse darin pseudonymisiert Kontaktdaten ohne Kauf: 24 Monate. Grundlage dafür ist nicht der Vertrag (es gibt keinen), sondern unser berechtigtes Interesse daran, eine begonnene Einrichtung später fortsetzen und Rückfragen zuordnen zu können, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können dem nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Rechnungen und Buchungsbelege zu einem Kauf: 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG). Für Unterlagen, die in Bücher, Inventare oder Abschlüsse eingehen, gelten weiterhin 10 Jahre. Die Fristen laufen nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind. Bei einer Löschung auf Ihren Wunsch bleibt der buchhalterische Kern erhalten (Beträge, Bestell- und Transaktionsnummer, Land, USt-ID); Name, Anschrift und Telefonnummer entfernen wir, das Zugriffsprotokoll wird pseudonymisiert.
Erforderlichkeit	Die Angabe der E-Mail-Adresse ist für ein Konto und für eine kostenpflichtige Lizenz erforderlich; ohne sie können wir eine Lizenz nicht zuordnen. Die Profilangaben sind freiwillig. Sie werden nur verlangt, wenn Sie erzeugte Schreiben mit Absenderangaben versehen wollen.

Wenn Sie Kolleginnen oder Kollegen einladen: Tragen Sie für einen Arbeitsplatz oder für die Übertragung einer Lizenz eine fremde E-Mail-Adresse ein, verarbeiten wir diese Adresse, um die Einladung zuzustellen und den Arbeitsplatz zuzuordnen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Durchführung der Lizenzverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die eingeladene Person erhält die Information über die Verarbeitung mit der Einladung, also bei der ersten Kommunikation (Art. 14 DSGVO); Quelle der E-Mail-Adresse ist die Person oder Organisation, die eingeladen hat. Bitte laden Sie nur Personen ein, die damit rechnen.

4.3 Optionale KI-Funktionen

Dies ist der einzige Weg, auf dem Inhalte aus Ihren Dokumenten Ihr Gerät verlassen können.

Ausgeschaltet, bis Sie sie einrichten. Die KI-Funktionen (Chat, Skill-Galerie, Erstellung von Schreiben und Auswertungen) sind inaktiv, solange Sie sie nicht aktiv einrichten. Ohne Einrichtung findet keine der hier beschriebenen Übertragungen statt.

Ihr eigener Zugangsschlüssel. Zur Einrichtung hinterlegen Sie einen eigenen Zugangsschlüssel eines von Ihnen gewählten KI-Anbieters. porthor liefert keinen Schlüssel mit und betreibt kein eigenes Sprachmodell. Wählbar sind elf Anbieter: OpenAI, Anthropic, Google Gemini, Azure OpenAI, Mistral, Cohere, DeepSeek, Groq, Together AI, Fireworks AI und xAI. Bei einigen Anbietern tragen Sie einen eigenen Endpunkt ein. Der tatsächliche Verarbeitungsort richtet sich dann zusätzlich nach dem Bereitstellungs- und Regionenmodell, das Sie beim Anbieter gewählt haben.

Ein bestehendes Claude-Abonnement statt eines Schlüssels. Als zwölfte Möglichkeit können Sie porthor mit einem Abonnement von Anthropic verbinden, statt einen Schlüssel einzutragen. Dazu öffnet porthor die Anmeldeseite von Anthropic in Ihrem Browser; Sie melden sich dort bei Anthropic an und erteilen porthor die Freigabe. Ihr Kennwort sieht porthor dabei nie. Zurück kommt ein Zugangsmerkmal, das im Hauptprozess der Anwendung bleibt und auf Ihrem Gerät verschlüsselt gespeichert wird (Abschnitt 7); an uns geht es nicht. Angesprochen werden dafür ausschließlich die Anmelde- und Token-Adressen von Anthropic. Dieser Weg und der Weg über einen eigenen Anthropic-Schlüssel sind streng getrennt: Schlägt das Abonnement fehl, greift porthor nicht ersatzweise auf Ihren Schlüssel zu — Sie würden sonst unbemerkt zahlen. Die Freigabe widerrufen Sie in porthor, indem Sie die Verbindung trennen, und bei Anthropic in Ihrem Konto.

Der Weg ohne Übertragung. Als dreizehnte Möglichkeit lässt sich ein Modell einbinden, das Sie selbst betreiben, auf dem Gerät oder in Ihrem Netz. Die Anwendung spricht dann die Adresse an, die Sie eintragen; ein Zugangsschlüssel ist dafür nicht nötig. In dieser Betriebsart verlässt auch bei den KI-Funktionen nichts Ihr Gerät beziehungsweise Ihr Netz.

Je Fähigkeit ein eigener Anbieter — und ein eigenes Gate. porthor fragt nicht nur Text ab. In den Einstellungen unter „Modelle" legen Sie für jede Fähigkeit getrennt fest, welcher der oben genannten Anbieter sie übernimmt; ohne Eintrag ist die Fähigkeit aus. Es kommen dadurch keine weiteren Empfänger hinzu — nur die Anbieter, die Sie ohnehin eingerichtet haben. Was jeweils übertragen wird und was porthor vorher prüft:

Text	Chat, Skills, Schreiben und Auswertungen. Übertragen wird pseudonymisierter Text mit Ihrer Anweisung, nach der Prüfung, die unten unter „Was übertragen wird" beschrieben ist.
Bild beschreiben („Sehen")	Ein von Ihnen ausgewähltes Bild und Ihre Frage dazu. Ein Bild kann porthor nicht pseudonymisieren. Deshalb geht es erst raus, wenn Sie ausdrücklich bestätigen, dass darauf keine Personen, Kennzeichen oder Namensschilder erkennbar sind beziehungsweise dass Sie sie vorher lokal unkenntlich gemacht haben.
Bild erzeugen und bearbeiten	Ihre Bildanweisung und, beim Bearbeiten, das Ausgangsbild — mit derselben ausdrücklichen Bestätigung wie beim Beschreiben.
Transkription (Diktat)	Die Tonaufnahme Ihres Mikrofons, im Original. Eine Aufnahme lässt sich nicht pseudonymisieren — porthor weiß vor der Umwandlung in Text nicht, was gesprochen wurde. Deshalb zwei Sperren: die Einstellung „Diktat erlauben" (im Auslieferungszustand aus) und Ihre Zustimmung bei jeder einzelnen Aufnahme. Einzelheiten in Abschnitt 4.7.
Sprachausgabe (Vorlesen)	Nur der Text, den Sie vorlesen lassen — und zwar die bereits pseudonymisierte Fassung, dieselbe, die auch an das Sprachmodell geht. Die echten Angaben werden nicht vorgelesen und nicht übertragen.

Jeder dieser Wege wird auf Ihrem Gerät protokolliert (Verarbeitungsnachweis, porthor Pro) — mit Zeitpunkt, Fähigkeit und Anbieter, nie mit dem Inhalt.

Wer für diesen Datenfluss verantwortlich ist. Die Verbindung besteht direkt zwischen dem Gerät und dem von Ihnen gewählten Modellanbieter. Wir erhalten dabei weder die Dokumentinhalte noch die Anfragen oder die Antworten; sie laufen nicht über unsere Server. Für die datenschutzrechtliche Zulässigkeit dieser Übermittlung ist deshalb der Nutzer beziehungsweise die Organisation verantwortlich, in deren Verantwortungsbereich porthor eingesetzt wird, nicht menosgada Service GmbH. Das Einrichten der Funktion in porthor schaltet sie frei; es ersetzt keine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO.

Was der Verantwortliche prüfen muss. Vor dem Einsatz gehören mindestens diese Punkte geklärt:

eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO für die Übermittlung an den Modellanbieter und, wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind (etwa Gesundheitsdaten), zusätzlich eine Erlaubnis nach Art. 9 DSGVO;
ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit dem gewählten Modellanbieter, sofern dieser weisungsgebunden für Sie tätig wird. Das ist keine Empfehlung, sondern Voraussetzung;
die Voraussetzungen für eine Übermittlung in ein Drittland nach Art. 44 ff. DSGVO. Die wählbaren Anbieter verarbeiten in unterschiedlichen Ländern, darunter Länder außerhalb der EU und des EWR. Für einen Teil dieser Länder gibt es keinen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission; dann sind geeignete Garantien und eine Risikobetrachtung erforderlich. Welcher Anbieter wo verarbeitet, legt der Anbieter fest und kann sich ändern;
ob der Anbieter Ihre Eingaben zum Training seiner Modelle verwendet, und wie lange er Anfragen speichert.

Wer keinen dieser Punkte klären will, hat den Weg über ein selbst betriebenes Modell: Dann findet keine Übermittlung an einen Dritten statt.

Was übertragen wird. Übertragen werden pseudonymisierte Inhalte, also Texte, in denen erkannte personenbezogene Angaben durch Platzhalter wie Vorname_Gruppe1 ersetzt sind, zusammen mit Ihrer Anweisung an das Modell. Vor jedem Absenden prüft eine eingebaute Kontrolle den Text auf ungeschützte personenbezogene Angaben und auf Originalwerte aus der Zuordnungstabelle; findet sie welche, bricht sie die Übertragung ab. Diese Kontrolle ist eine zusätzliche Schutzmaßnahme und arbeitet mit Erkennungsregeln und Modellen, die nicht jeden Fall treffen können. Prüfen Sie den Text vor dem Absenden weiterhin selbst.

Pseudonymisiert ist nicht anonym. Solange sich die Platzhalter über die lokale Zuordnung wieder auflösen lassen, bleiben die übertragenen Inhalte personenbezogene Daten im Sinn der DSGVO. Die Pseudonymisierung senkt das Risiko und ist eine anerkannte Schutzmaßnahme (Art. 25, Art. 32 DSGVO); sie führt nicht dazu, dass die Datenschutzvorgaben für diese Übermittlung entfallen.

Rückübertragung. Antworten des Modells werden auf Ihrem Gerät wieder mit den echten Angaben angezeigt. Diese Rückübertragung ist reine Anzeige: Der Verlauf speichert die pseudonymisierte Fassung, und Anschlussfragen an das Modell verwenden ebenfalls die pseudonymisierte Fassung.

Der Weg über die Zwischenablage — ganz ohne Verbindung aus porthor. Neben den KI-Funktionen gibt es einen zweiten Weg, der in jeder Lizenzstufe verfügbar ist, auch in porthor Free: Im Reiter „Zwischenablage" gibt porthor Ihnen den pseudonymisierten Text eines Dokuments in die Zwischenablage. Damit fragen Sie eine KI Ihrer Wahl im Browser. Die Antwort fügen Sie in porthor wieder ein; die echten Angaben setzt porthor lokal zurück. Platzhalter, die sich nicht zuordnen lassen, bleiben stehen und werden markiert — porthor rät nie.

Datenschutzrechtlich ist das bedeutsam: porthor baut auf diesem Weg keine Verbindung auf. Was mit dem Text passiert, nachdem Sie ihn in Ihrem Browser eingefügt haben, richtet sich allein nach der Erklärung des dort genutzten Dienstes; verantwortlich für diese Übermittlung sind Sie beziehungsweise Ihre Organisation, nicht menosgada Service GmbH. Und: Dieser Weg erzeugt keinen Verarbeitungsnachweis — der gehört zu porthor Pro (siehe Abschnitt 7). Wer die Übermittlung dokumentieren muss, dokumentiert sie hier selbst.

Abschalten: Entfernen Sie den Zugangsschlüssel in den Einstellungen, endet jede Übertragung an den Modellanbieter sofort. Speicherdauer bei uns: Wir speichern zu diesen Anfragen nichts, weil sie uns nicht erreichen. Wie lange der gewählte Anbieter Anfragen speichert, bestimmt er.

4.4 Übergabe an ein Programm auf demselben Rechner

porthor kann seine Funktionen anderen Programmen anbieten, die auf demselben Rechner laufen — etwa einem KI-Werkzeug, das Sie dort installiert haben. Das ist ausgeschaltet, bis Sie es in den Einstellungen einschalten.

Diese Übergabe ist keine Netzwerkverbindung. porthor öffnet dafür keinen Port, lauscht auf keiner Adresse und ist aus dem Netz nicht erreichbar; die Verständigung läuft ausschließlich über die Ein- und Ausgabe des Programms, das porthor aufgerufen hat. Es entsteht also kein Empfänger im Sinne der DSGVO und keine Drittlandübermittlung.

Was porthor auf diesem Weg herausgibt, ist pseudonymisiert — wie bei den KI-Funktionen. Es gibt eine Ausnahme mit Absicht: Das aufrufende Programm kann porthor bitten, Platzhalter wieder in Klartext aufzulösen. Diese Antwort geht ausschließlich an das lokale Programm zurück, die Zuordnung bleibt im Arbeitsspeicher und wird nicht weitergegeben. Verantwortlich dafür, was das andere Programm mit diesem Klartext tut — insbesondere, ob es ihn an ein Modell im Netz weiterreicht — sind Sie beziehungsweise Ihre Organisation.

4.5 Ihr eigenes Postfach (IMAP und SMTP)

Ausgeschaltet, bis Sie es einrichten. porthor kann ein Postfach einhängen, damit E-Mails samt Anhängen ohne Umweg in Ihrem Arbeitsordner landen (porthor Automate). Dazu tragen Sie die Zugangsdaten Ihres eigenen Mailservers ein. Ohne diese Einrichtung findet keine der hier beschriebenen Verbindungen statt.

Empfänger	Ausschließlich der Mailserver, den Sie eintragen — in der Regel der Ihres Unternehmens oder Ihres Mailanbieters. Es gibt keinen porthor-Mailserver und keinen Zwischendienst: Die Verbindung besteht direkt zwischen Ihrem Gerät und Ihrem Server. Wir erhalten dabei nichts.
Übertragene Daten	Ihre Zugangsdaten für die Anmeldung an Ihrem Server (sie werden auf Ihrem Gerät verschlüsselt gespeichert, Abschnitt 7) sowie beim Abruf die Nachrichten und Anhänge, die Sie abrufen. Beim Ablegen eines Entwurfs geht der Entwurf in den Entwurfsordner Ihres Postfachs. Versandt wird nur auf Ihre ausdrückliche Bestätigung hin, Nachricht für Nachricht — porthor verschickt nichts von sich aus.
Zweck	Übernahme eingehender Nachrichten in den passenden Ordner, Anlegen von Entwürfen, Versand von Antworten auf Ihre Anforderung.
Rechtsgrundlage	Für den Vorgang in porthor: Ihre Einwilligung durch das Einrichten, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Für die Verarbeitung der E-Mail-Inhalte selbst ist — wie bei den Dokumenten (Abschnitt 3) — der Nutzer beziehungsweise die Organisation verantwortlich, in deren Verantwortungsbereich porthor eingesetzt wird.
Transportsicherheit	Die Verbindung läuft immer verschlüsselt (TLS beziehungsweise STARTTLS), und porthor prüft dabei stets das Zertifikat Ihres Servers. Diese Prüfung lässt sich nicht abschalten. Eine unverschlüsselte Verbindung akzeptiert porthor nur gegen einen Testserver auf demselben Rechner.
Speicherdauer	Wir speichern dazu nichts, weil uns nichts erreicht. Abgerufene Nachrichten liegen in Ihrem Arbeitsordner; wie lange sie auf Ihrem Mailserver bleiben, bestimmen Sie beziehungsweise Ihr Anbieter.
Abschalten	Hängen Sie das Postfach in den Einstellungen aus oder entfernen Sie die Zugangsdaten — danach endet jede Verbindung zu Ihrem Mailserver sofort.

4.6 Web-Suche im KI-Assistenten

Ausgeschaltet, bis Sie sie erlauben. Der KI-Assistent kann für eine Frage im Web nachsehen — etwa nach einem aktuellen Zinssatz oder einer Verordnung. Die Einstellung heißt „Web-Suche erlauben" und ist im Auslieferungszustand aus. Ohne sie stellt porthor keine Suchanfrage.

Empfänger	Kein zusätzlicher Empfänger. Die Suche läuft über das Suchwerkzeug genau des KI-Anbieters, den Sie ohnehin eingerichtet haben — OpenAI, Anthropic, Google oder xAI, je nachdem, welchen Sie gebunden haben. porthor bindet keinen eigenen Suchdienst ein und ruft keine Suchmaschine direkt auf. Wo der Anbieter seinerseits sucht und welche Quellen er dabei anfragt, bestimmt er.
Übertragene Daten	Die Suchanfrage — und zwar pseudonymisiert: Erkannte personenbezogene Angaben sind durch Platzhalter ersetzt, bevor die Anfrage hinausgeht. Sie läuft dabei durch dieselbe eingebaute Kontrolle wie jede andere Nachricht (Abschnitt 4.3, „Was übertragen wird"); findet sie ungeschützte Angaben oder Originalwerte aus der Zuordnungstabelle, bricht sie die Übertragung ab. Eine Suche nach einem echten Namen oder einer echten Adresse kommt auf diesem Weg also nicht zustande.
Was zurückkommt	Die Trefferliste, die der Anbieter liefert (Titel und Adresse der Seite), erscheint im Chatverlauf und bleibt dort. porthor öffnet die Seiten nicht von sich aus und lädt ihre Inhalte nicht nach — ein Treffer wird erst geladen, wenn Sie ihn anklicken, und dann in Ihrem Browser.
Zweck	Aktuelle Angaben in eine Antwort einbeziehen, die im Sprachmodell selbst nicht enthalten sind.
Rechtsgrundlage	Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, erteilt durch das Einschalten der Einstellung; jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Für die Übermittlung an den Modellanbieter gilt im Übrigen alles, was in Abschnitt 4.3 steht — einschließlich der Frage, wer dafür verantwortlich ist.
Nachweis	Jeder Suchaufruf wird auf Ihrem Gerät im Verarbeitungsnachweis vermerkt (porthor Pro) — mit Zeitpunkt und Anbieter. In porthor Free gibt es die Web-Suche nicht, weil sie zum KI-Assistenten gehört.
Speicherdauer	Wir speichern dazu nichts, weil uns nichts erreicht. Wie lange der gewählte Anbieter Suchanfragen speichert, bestimmt er.

4.7 Diktat und Vorlesen im KI-Assistenten

Ausgeschaltet, bis Sie es erlauben — und dann jedes Mal einzeln bestätigt. Sie können dem KI-Assistenten eine Frage sprechen statt tippen. Die Einstellung heißt „Diktat erlauben" und ist im Auslieferungszustand aus.

Das ist die eine Stelle, an der Inhalte unpseudonymisiert Ihr Gerät verlassen. Eine Tonaufnahme lässt sich nicht pseudonymisieren: porthor kann nicht wissen, welche Namen darin vorkommen, bevor sie in Text umgewandelt ist. Die Aufnahme geht deshalb im Original an den Anbieter, den Sie unter „Modelle" für die Transkription gebunden haben (Abschnitt 4.3) — und nur nach Ihrer Zustimmung zu dieser einen Aufnahme. Sprechen Sie also keine Angaben ein, die Sie diesem Anbieter nicht anvertrauen würden.

Was danach passiert, läuft wieder auf Ihrem Gerät. Das Transkript kommt zurück und bleibt zunächst lokal; es landet als Text im Eingabefeld. Erst wenn Sie es absenden, wird es wie jede andere Nachricht pseudonymisiert und durch die eingebaute Kontrolle geprüft (Abschnitt 4.3). Die Umwandlung der Aufnahme und das Absenden der Frage sind damit zwei getrennte Schritte, und Sie können das Transkript vorher lesen und ändern.

Vorlesen ist der harmlose Gegenweg. Lassen Sie sich eine Antwort vorlesen, geht nur die bereits pseudonymisierte Fassung an den Anbieter, den Sie für die Sprachausgabe gebunden haben — dieselbe Fassung, die auch das Sprachmodell gesehen hat. Die echten Angaben werden dabei weder übertragen noch vorgelesen.

Rechtsgrundlage für beide Wege: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — beim Diktat zweistufig (Einstellung und Zustimmung je Aufnahme), jederzeit widerrufbar. Abschalten: Einstellung ausschalten oder den gebundenen Anbieter entfernen; danach ist der Weg zu. Speicherdauer bei uns: nichts, weil uns nichts erreicht. Jeder Aufruf steht im Verarbeitungsnachweis auf Ihrem Gerät (porthor Pro).

5. Bezug über einen App-Store

Beziehen Sie porthor über einen App-Store statt über porthor.de, verarbeitet der Betreiber dieses Stores die Daten Ihres dortigen Kontos und der Installation in eigener Verantwortung. Wir sind daran nicht beteiligt und erhalten von den Store-Betreibern keine personenbezogenen Daten. Der Bezug über einen Store betrifft nur die Anwendung selbst; kostenpflichtige Lizenzen werden nicht über die Stores verkauft, dafür gilt Abschnitt 6.

5.1 Microsoft Store

Verantwortlich ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA. Es gilt die Datenschutzerklärung von Microsoft. Wir erhalten von Microsoft nur zusammengefasste Auswertungen, etwa die Zahl der Installationen je Land.

5.2 App Store von Apple

Verantwortlich ist Apple; für Nutzerinnen und Nutzer in Europa ist das die Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland. Es gilt die Datenschutzerklärung von Apple. Auch von Apple erhalten wir nur zusammengefasste Auswertungen, etwa Installations- und Verkaufszahlen je Land. Apple untersagt uns ausdrücklich, daraus einzelne Personen oder Geräte zu bestimmen.

6. Kauf kostenpflichtiger Lizenzen

Der Kauf findet nicht in der Anwendung statt. Die Anwendung öffnet dafür die Seite porthor.de/preise in Ihrem Browser.

Vertragspartner der Zahlung ist die Copecart GmbH, Rosenstr. 2, 10178 Berlin. Sie tritt als Merchant of Record auf, verkauft die Lizenz also in eigenem Namen und ist für Zahlung, Rechnung und Steuern eigenverantwortlich. Für alles, was Sie im Bestellvorgang eingeben, gilt die Datenschutzerklärung von CopeCart sowie deren Allgemeine Geschäftsbedingungen.

Was CopeCart verarbeitet: Ihre Angaben aus dem Bestellvorgang, also Name, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse und die Zahlungsdaten (etwa Kartennummer oder Kontoverbindung). Zahlungsdaten erreichen uns nicht. Wir sehen sie nicht und speichern sie nicht.

Was wir von CopeCart erhalten: die Bestelldaten, also Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, gekaufter Plan, Anzahl der Arbeitsplätze, Betrag sowie Bestell- und Transaktionsnummer. Wir brauchen sie, um Ihre Lizenz auszustellen und zu verwalten und um unsere Buchhaltung zu führen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und für die Aufbewahrung die rechtliche Verpflichtung aus § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Diese Daten landen im Konto auf unserem Lizenzserver; es gelten die Fristen aus Abschnitt 4.2.

Rechnungen, Kündigung und Widerruf laufen über CopeCart, nicht über die Anwendung: Käuferbereich von CopeCart. Der Vollständigkeit halber steht der Kaufvorgang auch in der Website-Erklärung, Abschnitt 6.

7. Daten, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden

Diese Daten bleiben auf Ihrem Gerät. Wir haben darauf keinen Zugriff.

Was	Wo	Geschützt durch
Original-Dokumente, Schwärzungsstände, Exporte, Notizen	in dem Arbeitsordner, den Sie porthor gezeigt haben — irgendwo auf Ihrem Gerät oder auf einem Netzlaufwerk. porthor legt die Dateien dort ab, wo sie schon liegen; es kopiert und verschiebt nichts.	die Zugriffsrechte Ihres Betriebssystems bzw. des Netzlaufwerks
Zuordnung zwischen echten Angaben und Pseudonymen. Sie enthält die Originalangaben im Klartext und ist der schützenswerteste Teil eines Ordners.	im verborgenen Unterordner `.porthor` des Ordners. Bei jedem Export legt porthor zusätzlich die Datei `<Dateiname>_zuordnung.csv` neben dem Export ab.	die Zugriffsrechte Ihres Betriebssystems. Geben Sie den Ordner oder den Export weiter, geben Sie diese Zuordnung mit weiter.
Verarbeitungsnachweis (Protokoll, was wann mit welchem Schutz verarbeitet wurde). Gehört zu porthor Pro — in porthor Free entsteht keiner, auch nicht auf dem Weg über die Zwischenablage (Abschnitt 4.3).	im `.porthor`-Unterordner des jeweiligen Ordners	enthält nur Zähler und Metadaten, keine Dokumentinhalte
Aufgaben und Kanban-Karten, Erinnerungen und Benachrichtigungen sowie die Zwischenstände laufender Abläufe (etwa eines Interviews)	im `.porthor`-Unterordner des Ordners, zu dem sie gehören — damit sie einem geteilten Ordner folgen	die Zugriffsrechte Ihres Betriebssystems. Sie verlassen das Gerät nie: Es gibt keinen Aufgaben-Server und keinen Push-Dienst.
Einstellungen, KI-Zugangsschlüssel, Zugangsmerkmal eines verbundenen Claude-Abonnements, Zugangsdaten eines eingehängten Postfachs, Profil- und Absenderdaten, Konto-E-Mail, Anmelde-Token und Lizenznachweis, eigene Skills	im Benutzerprofil Ihres Betriebssystems Windows: `%APPDATA%\porthor` macOS: `~/Library/Application Support/porthor` Linux: `~/.config/porthor`	Schlüsselspeicher des Betriebssystems (siehe Abschnitt 8)
Verlauf der KI-Chats und die dazugehörige Zuordnung der Platzhalter	im Benutzerprofil; bei Chats, die zu einem Ordner gehören, im `.porthor`-Unterordner dieses Ordners, damit ein geteilter Ordner lesbar bleibt	im Benutzerprofil verschlüsselt; im Ordner im Klartext, weil sonst nur das Gerät sie lesen könnte, auf dem sie entstanden ist
Nutzungszähler und Programmprotokoll zur Fehlersuche (`usage-stats.json`, `app.log`)	im Benutzerprofil	verlassen das Gerät nicht. Es gibt keine Funktion, die sie an uns sendet.

Achtung bei der Weitergabe. Die Zuordnungsdatei entsteht bei jedem Export im selben Ordner wie das exportierte Dokument. Wer diesen Ordner als Ganzes weitergibt, gibt den Schlüssel zur Re-Identifizierung mit heraus und macht die Pseudonymisierung damit wirkungslos. Versenden Sie das exportierte Dokument einzeln und bewahren Sie die Zuordnungsdatei getrennt davon auf.

Deinstallation löscht diese Daten nicht. Wenn Sie porthor entfernen, bleiben Ihre Ordner und das Verzeichnis im Benutzerprofil erhalten, damit eine Neuinstallation an Ihre Arbeit anknüpfen kann — und weil in Ihren Ordnern Ihre eigenen Dateien liegen, die porthor nicht löschen darf. Um alles zu entfernen, löschen Sie zusätzlich das oben genannte Verzeichnis von Hand und räumen Ihre Arbeitsordner selbst auf.

8. Wie die Daten geschützt sind

Alle Verbindungen der Anwendung laufen über HTTPS mit dem Verschlüsselungs- verfahren TLS. Für den Lizenzserver erzwingt die Anwendung HTTPS und bricht eine unverschlüsselte Verbindung ab, statt auf sie auszuweichen.
Konto-E-Mail, Anmelde-Token, der Lizenznachweis, das Zugangsmerkmal eines verbundenen Claude-Abonnements, die Zugangsdaten eines eingehängten Postfachs sowie Profil- und Absenderdaten liegen lokal verschlüsselt über den Schlüsselspeicher des Betriebssystems (unter Windows DPAPI, unter macOS die Schlüsselbundverwaltung, unter Linux der eingerichtete Keyring). Steht kein Schlüsselspeicher zur Verfügung, etwa unter Linux ohne eingerichteten Keyring, weist die Anwendung darauf hin: In diesem Fall werden die Werte lediglich kodiert abgelegt, das ist keine Verschlüsselung. Die Verschlüsselung hängt also am Betriebssystem, nicht an porthor — und porthor sagt Ihnen, wenn sie fehlt, statt sie vorzutäuschen.
Der Lizenznachweis ist mit einem Verfahren signiert (Ed25519), dessen öffentlicher Teil fest im Programm steckt. Ein manipulierter oder untergeschobener Nachweis wird deshalb erkannt; er trägt außerdem eine feste Laufzeit von 14 Tagen, damit ein abgegriffener Nachweis nicht unbegrenzt gilt.
Verbindungen zu Ihrem Mailserver laufen immer über TLS beziehungsweise STARTTLS, mit Zertifikatsprüfung. Diese Prüfung lässt sich nicht abschalten.
Das Verarbeitungsprotokoll ist als Hash-Kette geführt. Nachträgliche Änderungen daran sind erkennbar; unveränderbar ist es damit nicht.
Vor jeder ausgehenden KI-Anfrage prüft die eingebaute Kontrolle den Inhalt und bricht im Zweifel ab, statt zu senden.

9. Was Sie steuern können

KI-Funktionen: Sie werden erst durch das Hinterlegen eines Zugangsschlüssels aktiv. Entfernen Sie den Schlüssel in den Einstellungen, endet jede Übertragung an den Anbieter.
Aktualisierungsabruf: im Auslieferungszustand aus, jederzeit in den Einstellungen ein- und ausschaltbar.
Neuigkeiten: voreingestellt an, in jeder Lizenzstufe in den Einstellungen abschaltbar. Der Hinweis auf eine neue Programmversion bleibt davon unberührt. Den zusätzlichen Hinweis über Ihr Betriebssystem können Sie getrennt abschalten — er wird nur einmal je Programmstart gezeigt.
Newsletter: in der Anwendung bestellbar und dort wieder abbestellbar, ebenso über den Abmeldelink in jeder E-Mail.
Modell-Anbieter je Fähigkeit: Für Text, Bildbeschreibung, Bilderzeugung, Transkription und Sprachausgabe wählen Sie getrennt, welcher Anbieter sie übernimmt — oder keinen, dann bleibt die Fähigkeit aus. Für Bilder und Aufnahmen verlangt porthor zusätzlich jedes Mal Ihre ausdrückliche Bestätigung (Abschnitt 4.3).
Postfach: nur nach Einrichtung; jederzeit aushängbar. Der Versand ist zusätzlich gesperrt, bis Sie ihn freigeben, und verlangt dann bei jeder einzelnen Nachricht eine Bestätigung (Abschnitt 4.5).
Web-Suche: im Auslieferungszustand aus, in den Einstellungen ein- und ausschaltbar. Ohne sie stellt porthor keine Suchanfrage (Abschnitt 4.6).
Diktat: im Auslieferungszustand aus — und selbst dann geht eine Aufnahme erst nach Ihrer Zustimmung zu genau dieser Aufnahme hinaus. Das ist der einzige Weg, auf dem Inhalte unpseudonymisiert übertragen werden; entsprechend lässt er sich in den Einstellungen wieder vollständig schließen (Abschnitt 4.7).
Übergabe an lokale Programme: im Auslieferungszustand aus, in den Einstellungen ein- und ausschaltbar (Abschnitt 4.4).
Zwischenablage: Der Weg über den Reiter „Zwischenablage" braucht keine Einstellung und keinen Schlüssel — er baut keine Verbindung auf. Sie entscheiden bei jedem Text selbst, ob und wo Sie ihn einfügen.
Konto: Für die Ersteinrichtung brauchen Sie eine E-Mail-Adresse — auch für porthor Free; ein Passwort gibt es nicht. Die Konto-E-Mail lässt sich in der Anwendung ändern, Profilangaben lassen sich dort berichtigen oder leeren.
Geräte: Aktivierte Geräte lassen sich im Konto einsehen und wieder abmelden.
Lokale Daten: Sie liegen in Ordnern, die Sie einsehen, sichern und löschen können (Abschnitt 7).

10. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber jederzeit das Recht auf:

Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wenden Sie sich dafür an service@porthor.de.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das betrifft in dieser Erklärung die Zugriffsprotokolle unseres Servers, die Ereignisse „Download angeklickt" und „Aktualisierung installiert", die Aufbewahrung von Kontaktdaten ohne Kauf und die Verarbeitung eingeladener E-Mail-Adressen.

Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir die betroffenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ein formloser Widerspruch an service@porthor.de genügt.

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach. Das gilt unbeschadet Ihres Rechts nach Art. 77 DSGVO, sich an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Ihres Arbeitsplatzes zu wenden.

Grenze unserer Auskunft: Zu Daten, die ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät liegen, können wir keine Auskunft erteilen und sie nicht löschen. Wir haben darauf keinen Zugriff. Auskunft und Löschung können wir nur für die Daten leisten, die auf unserem Lizenzserver liegen (Abschnitt 4.2).

11. Keine Profilbildung, keine Werbung, keine Nutzung durch Kinder

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profilbildung im Sinn von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Wir bilden aus der Nutzung der Anwendung keine Profile, zeigen keine Werbung an und geben keine Daten an Werbenetzwerke oder Datenhändler weiter. porthor ist ein Arbeitswerkzeug für berufliche Zwecke und richtet sich nicht an Kinder.

12. Änderungen dieser Erklärung

Ändern sich die Datenflüsse der Anwendung, ändern wir diese Erklärung mit. Die jeweils geltende Fassung steht unter porthor.de/datenschutz-app und ist aus der Anwendung heraus über die Einstellungen erreichbar. Wesentliche Änderungen benennen wir gegenüber angemeldeten Nutzerinnen und Nutzern zusätzlich per E-Mail.

Stand: 11. September 2026. Für die Website porthor.de gilt die Datenschutzerklärung der Website.