Der Nebenkosten-Review-Skill in porthor: Vom Upload zur Freigabe in 5 Minuten

In Teil 1 dieser Serie haben wir gezeigt, welche Fehler eine Nebenkostenabrechnung wirklich teuer machen. In Teil 2 haben wir erklärt, warum ein Sprachmodell dafür die falsche Rechenstelle ist — und dass die tragfähige Lösung eine deterministische Rechenschicht plus menschliche Freigabe ist, keine reine „KI-Prüfung“. Dieser Beitrag zeigt, wie das konkret aussieht: der Nebenkosten-Review-Skill in porthor, Schritt für Schritt.

Die Serie im Überblick

1. Teil 1: Die teuersten Fehler in der Nebenkostenabrechnung
2. Teil 2: Warum ChatGPT Ihre Nebenkostenabrechnung nicht rechnen sollte
3. Teil 3: Der Nebenkosten-Review-Skill in porthor (dieser Beitrag)

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Schritt 1: Abrechnung hochladen — pseudonymisiert, bevor irgendeine KI sie sieht

Sie ziehen die Betriebskostenabrechnung als PDF in Ihren Arbeitsordner (oder legen sie in den überwachten Hotfolder, wenn Sie diesen nutzen). porthor erkennt Mietername, Adresse und Kontodaten lokal auf Ihrem Rechner und ersetzt sie durch Platzhalter, bevor überhaupt eine Anfrage an ein Sprachmodell geht. Für die anschließende Prüfung ist das kein Nebeneffekt, sondern die Voraussetzung: Die KI arbeitet mit „Nachname_Gruppe3“ statt mit einem echten Namen — die Rechtsgrundlage und die Rechenwege ändern sich dadurch nicht.

Schritt 2: Skill auswählen — die Prüfung startet sofort

Im Skill-Katalog wählen Sie Nebenkosten-Review. Anders als bei einem freien Chat müssen Sie keinen Prompt formulieren: Die Auswahl startet die Prüfung direkt, mit allen im Ordner liegenden Dokumenten als Grundlage — auch dann, wenn Sie zusätzlich die Abrechnung des Vorjahres im selben Ordner abgelegt haben, für den Kostenvergleich.

Schritt 3: Die Rechenschicht arbeitet zuerst — bevor die KI überhaupt formuliert

Bevor das Sprachmodell einen einzigen Satz schreibt, hat der Code bereits gerechnet, extrahiert aus dem vollständigen Dokumenttext, nicht aus einem gekürzten Ausschnitt:

• BetrKV: Positionstabelle nach Positiv- und Negativliste, Fristenprüfung (Zugangsfrist, Zeitraumlänge, Einwendungsfrist), Summenprobe der Einzelpositionen gegen die Gesamtsumme, Vergleich zum Vorjahr.
• HeizkostenV: Verbrauchsanteil-Korridor (50-70 %), Kürzungsrecht bei fehlender Verbrauchserfassung, Vollständigkeit des Einzelverbrauchs.
• CO2KostAufG: spezifischer CO₂-Ausstoß, Einordnung im zehnstufigen Modell, Abgleich des angesetzten Vermieteranteils.

Jeder dieser Werte ist eine Formel, kein geschätzter Text — dieselbe Abrechnung ergibt bei jedem Lauf dasselbe Ergebnis. Fehlt eine Eingabe, steht dort „nicht berechenbar“ mit der konkret fehlenden Angabe, nie eine Schätzung. Was genau das für die Verlässlichkeit einer Zahl bedeutet, haben wir in Teil 2 hergeleitet.

Schritt 4: Der Report — elf Abschnitte, eine Befundliste, jede Aussage mit Fundstelle

Das Ergebnis ist kein Fließtext-Urteil, sondern ein strukturierter Report:

1. Prüfrahmen: Objekt, Einheit, Abrechnungszeitraum
2. Formelle Wirksamkeit und Fristen
3. Positionsprüfung nach BetrKV
4. Umlageschlüssel und Bezugsgrößen
5. Heizung und Warmwasser (HeizkostenV)
6. CO₂-Kostenaufteilung (CO2KostAufG)
7. Beleg- und Datenvollständigkeit
8. Widersprüche und Plausibilität
9. Befundliste — jede Feststellung mit ID, Schweregrad, Betrag, Rechtsgrundlage, Fundstelle im Dokument und Empfehlung
10. Fehlende Unterlagen und Rückfragen
11. Freigabeentscheid und nächste Schritte

Die Fundstelle in Abschnitt 9 ist anklickbar: Ein Klick öffnet das zitierte Dokument auf genau der Seite, auf der die Feststellung steht. Das ist der Unterschied zwischen „die KI sagt, das stimmt nicht“ und „hier steht es, prüfen Sie selbst“ — und genau das brauchen Sie, wenn ein Eigentümer oder ein Mieteranwalt nachfragt.

Schritt 5: Der Freigabeentscheid — geschrieben aus Ihrer Perspektive

Der Report bewertet die Abrechnung ausdrücklich aus Sicht des abrechnenden Vermieters oder Verwalters, nicht aus Mietersicht: Die Frage ist nicht „wie kann ich widersprechen“, sondern „hält das einer Prüfung stand, und was muss ich vor dem Versand korrigieren“. Das Ergebnis ist eine von drei Einordnungen:

• Versandreif — keine Beanstandungen, die eine Korrektur erfordern.
• Nacharbeit nötig — konkrete Befunde mit Empfehlung, was vor dem Versand zu ändern ist.
• Nicht versenden — mindestens ein Befund, der die Nachforderung gefährdet (zum Beispiel eine bereits abgelaufene Zugangsfrist).

Jeder Report endet mit dem Hinweis, dass es sich um einen Entwurf zur Entscheidungsvorbereitung handelt — die fachliche Freigabe bleibt bei Ihnen. Das ist kein Kleingedrucktes, sondern der Kern des Modells: Die KI bereitet die Prüfung vollständig vor, entscheidet aber nicht anstelle des Menschen.

Was das für Ihr Büro in Zahlen bedeutet

Eine manuelle Prüfung entlang aller relevanten Punkte (Fristen, Positionsliste, Umlageschlüssel, Heizkosten, CO₂-Aufteilung, Beleglage) dauert selbst bei einer geübten Sachbearbeiterin eine gute halbe Stunde pro Abrechnung, wenn sie gründlich gemacht wird. In der Praxis wird sie deshalb oft nur überflogen. Der Nebenkosten-Review-Skill liefert dieselbe Prüftiefe in der Zeit, die Sie für einen Kaffee brauchen — und findet dabei Positionen, die bei einer schnellen Sichtprüfung untergehen, wie in Teil 1 beschrieben.

Was er nicht ersetzt: die anwaltliche Prüfung im Streitfall, die Entscheidung über Kulanz gegenüber einem langjährigen Mieter, und Ihre eigene Kenntnis des Objekts. Er sorgt dafür, dass diese Entscheidungen auf einer geprüften Grundlage getroffen werden — nicht auf einer Vorlage, die seit drei Jahren unverändert läuft.

Wenn Sie sehen wollen, wie sich das an Ihrer eigenen Abrechnung anfühlt, ist der kostenlose Skill-Download der schnellste Weg dorthin — für ChatGPT, Claude, Gemini oder direkt mit porthor.

Hinweis zur rechtlichen Einordnung

Der Report des Nebenkosten-Review-Skills ist ein Entwurf zur Entscheidungsvorbereitung, keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung. Positionen, Beträge, Fristen und der Umlageschlüssel sind vor jeder Korrektur gegenüber Mietern fachlich zu verifizieren.