Die „Gewerke-Regel“ gibt es nicht: Was bei der Anlage V wirklich über Ihre Kosten entscheidet

Wer vermietet, kennt die Faustregeln aus Foren und Stammtischen: „Mehr als zwei Gewerke gleichzeitig, dann wird alles Herstellungskosten.“ Oder: „Rechnungen vor dem Kauf zählen als vorweggenommene Herstellungskosten.“ Beides klingt plausibel, beides ist so nicht richtig. Was wirklich über Sofortabzug oder jahrzehntelange Abschreibung entscheidet, sind drei Mechanismen, die im Gesetz und in der BFH-Rechtsprechung präzise definiert sind: der Standardsprung in mindestens 3 der 4 Kernbereiche Heizung, Sanitär, Elektro und Fenster (BFH IX R 39/97), die 15-%-Grenze für Maßnahmen in den ersten drei Jahren nach der Anschaffung (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG) und das Abflussprinzip mit seinen Sonderwegen wie der Verteilung nach § 82b EStDV. Wer diese Mechanismen kennt, sortiert seine Belege anders — und wer sie falsch anwendet, verschenkt Liquidität oder riskiert eine Korrektur durch das Finanzamt. Dieser Beitrag zeigt die Regeln, die tatsächlich gelten, und wie unser neuer Skill „Anlage-V-Kostenzuordnung“ die Sortierarbeit übernimmt.

Hinweis zur rechtlichen Einordnung

Dieser Beitrag und der beschriebene Skill sind eine strukturierte Vorbereitung, keine Steuerberatung im Einzelfall. Ob eine konkrete Maßnahme Herstellungskosten oder Erhaltungsaufwand ist, entscheidet im Zweifel Ihr Steuerberater — der Skill bereitet genau diese Entscheidung mit Begründung und Rechenweg vor.

Mythos eins: die „Gewerke-Regel“

In keiner Vorschrift und keinem BFH-Urteil steht, dass die Zahl der beauftragten Gewerke über Herstellungskosten entscheidet. Der echte Maßstab ist der Standardsprung: Eine Wohnung wird steuerlich erst dann „wesentlich verbessert“ (§ 255 Abs. 2 HGB), wenn der Ausstattungsstandard in mindestens 3 der 4 Kernbereiche Heizung, Sanitär, Elektroinstallation und Fenster um eine Stufe steigt — etwa von sehr einfach auf mittel (BFH IX R 39/97). Wer nur die Fenster tauscht und das Bad saniert, hat zwei Kernbereiche angefasst und bleibt damit grundsätzlich beim sofort abziehbaren Erhaltungsaufwand. Was es daneben gibt, ist die „einheitliche Baumaßnahme“: Greifen Arbeiten bautechnisch ineinander, weil die eine die andere bedingt, werden sie zusammen beurteilt. Die bloße Gleichzeitigkeit zweier Handwerkerrechnungen reicht dafür nicht.

Mythos zwei: „vorweggenommene Herstellungskosten“

Die zweite Faustregel betrifft Rechnungen, die vor dem Übergang von Nutzen und Lasten bezahlt werden. Hier lohnt Präzision, denn der Bundesfinanzhof hat die Frage entschieden (IX B 121/19): Die 15-%-Grenze des § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG gilt nur für Aufwendungen innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung. Kosten davor fallen aus dieser Sonderregel komplett heraus. Das macht sie aber nicht automatisch zu Herstellungskosten — es gilt ihr materieller Charakter. Eine Renovierung mit Erhaltungscharakter, ausgeführt vor dem Besitzübergang bei bereits feststehender Vermietungsabsicht, ist als vorab entstandene Werbungskosten sofort abziehbar. Nur was der Sache nach eine Erweiterung oder wesentliche Verbesserung ist, wird über die AfA abgeschrieben. Der Zahlungszeitpunkt bestimmt also lediglich, welche Prüfregel anzuwenden ist — die Kategorie bestimmt er nicht.

Die Grenze, die wirklich teuer werden kann: 15 % in drei Jahren

Die praktisch wichtigste Falle für Käufer ist die 15-%-Grenze. Übersteigen die Netto-Aufwendungen für Instandsetzung und Modernisierung binnen drei Jahren nach der Anschaffung 15 % der Gebäude-Anschaffungskosten, werden sämtliche dieser Maßnahmen rückwirkend zu Herstellungskosten — inklusive der Schönheitsreparaturen, die für sich genommen harmlos wären (BFH IX R 25/14). Aus einem vollen Sofortabzug im Zahlungsjahr wird dann eine Abschreibung über Jahrzehnte. Ausgenommen sind nur jährlich übliche Wartungsarbeiten und echte Erweiterungen; ebenfalls ausgenommen sind Schäden, die nachweislich erst nach dem Erwerb durch Dritte verursacht wurden (BFH IX R 6/16). Wer in den ersten drei Jahren renoviert, sollte diesen Topf deshalb laufend mitrechnen, nicht erst beim Jahresabschluss. Genau dafür weist der Skill den Topf als eigene Rechnung aus: Grenze, angerechnete Rechnungen, Auslastung in Prozent, Restbudget — jede Position mit dem Grund, warum sie zählt oder nicht zählt.

Was sonst noch regelmäßig falsch sortiert wird

Vier Klassiker aus der Praxis, die der Skill automatisch abfängt: Die Einbauküche ist seit 2016 ein einziges Wirtschaftsgut und wird komplett über zehn Jahre abgeschrieben, auch Spüle und Herd (BFH IX R 14/15) — nur der Austausch eines einzelnen Geräts in einer bestehenden Küche bleibt sofort abziehbar. Die Tilgung ist niemals Werbungskosten; abziehbar ist allein der Zinsanteil der Kreditrate. Die Mietkaution ist bei Erhalt keine Einnahme; sie bleibt ein durchlaufender Posten und wird erst steuerpflichtig, wenn Sie sie einbehalten. Und Fördermittel von KfW oder BAFA mindern den Ansatzbetrag der geförderten Maßnahme: Wer die volle Rechnung absetzt und den Zuschuss verschweigt, hat ein Problem, wer den Zuschuss vergisst einzurechnen, verschenkt nichts, stimmt aber trotzdem nicht mit den Daten überein, die dem Finanzamt vorliegen können.

Vom Belegstapel zur prüfbaren Excel-Liste

Der Skill „Anlage-V-Kostenzuordnung“ macht aus diesem Regelwerk einen Ablauf. Sie übergeben Rechnungen und Kontoauszüge, der Skill stellt seine Rückfragen gebündelt: Übergang von Nutzen und Lasten, Gebäudeanteil laut notarieller Kaufpreisaufteilung, Fertigstellungsjahr, vorhandene Gutachten, Fördermittel, gewünschte § 82b-Verteilung. Erst wenn diese Angaben stehen, ordnet er zu — und zwar in eine Excel-Datei mit vier Blättern: die Zuordnungsliste mit Beleg, Betrag, Zuschuss, Ansatzbetrag, Kostenposition, Abzugsweg und der Formularzeile je Veranlagungszeitraum; die AfA-Rechnung je Wirtschaftsgut samt Herkunft des Satzes; der 15-Prozent-Topf mit vollständigem Rechenweg; und die offenen Punkte, zu denen auch Rechnungen mit fehlenden Pflichtangaben nach § 14 UStG gehören.

Zwei Eigenschaften unterscheiden das von einem Chat mit einem beliebigen KI-Assistenten. Erstens rechnet die Zahlenseite nicht das Sprachmodell: AfA-Sätze, die 15-%-Grenze, § 82b-Raten und die zeitanteilige Abschreibung im Kaufjahr kommen aus einer festen Rechenschicht mit ausgewiesenem Rechenweg — warum das den Unterschied macht, haben wir im Grundlagenartikel „Können Sprachmodelle rechnen?“ ausführlich beschrieben. Zweitens sind die Zeilennummern nicht geraten: Das Mapping ist am amtlichen Vordruck für die Veranlagungszeiträume 2024 und 2025 verifiziert; für 2026 arbeitet der Skill mit der Struktur von 2025 und kennzeichnet jede Angabe als vorläufig, bis das Formular erscheint. Sie können dieselbe Belegsammlung für mehrere Jahre zuordnen lassen — die Liste führt dann je Veranlagungszeitraum eine eigene Zeilen-Spalte.

Wo die Grenze des Skills verläuft

Ein Teil der Einordnungen bleibt eine fachliche Wertung, und der Skill behandelt sie auch so: Ob eine Badsanierung im konkreten Objekt einen Standardsprung auslöst, ob mehrere Maßnahmen bautechnisch ineinandergreifen, ob die § 7b-Sonderabschreibung für den Dachgeschossausbau wirklich greift — solche Punkte landen als offene Fragen mit Begründung in der Liste, nicht als stille Entscheidung. Die Excel-Datei ist eine Arbeitsgrundlage für das Gespräch mit dem Steuerberater: Jede Zeile trägt ihre Begründung mit Rechtsgrundlage, jede Annahme ist als solche gekennzeichnet. Was Sie sparen, ist die Sortierarbeit davor — nach unserer Erfahrung drei bis vier Stunden pro Objekt und Jahr, die auf etwa eine halbe Stunde Durchsicht schrumpfen.

Der Skill ist kostenlos: Anlage-V-Kostenzuordnung herunterladen — nutzbar mit ChatGPT, Claude oder Gemini, mit vollem Funktionsumfang (deterministische Rechenschicht, Excel-Export, Pseudonymisierung der Belege) in porthor.