AI-Act-Checkliste für Immobilienunternehmen: In 16 Schritten zum kontrollierten KI-Einsatz

In Teil 1 dieser Serie haben wir erklärt, welche Vorgaben des AI Acts seit dem 2. August 2026 für Immobilienunternehmen besonders relevant sind. In Teil 2 haben wir 30 konkrete Praxisfragen von Maklern, Hausverwaltungen, Bestandshaltern, Fix-&-Flip-Investoren und Projektentwicklern beantwortet.

Jetzt geht es um die Umsetzung.

Diese Checkliste führt Sie durch die wichtigsten Aufgaben — von der Bestandsaufnahme über die Kontrolle alter Immobilienangebote bis zur Kennzeichnung neuer KI-Inhalte.

Für die Kennzeichnung selbst gibt es inzwischen ein amtliches Bildzeichen: Die Europäische Kommission hat im Juni 2026 EU-Icons veröffentlicht, die Sie frei verwenden dürfen. Ein kleines Symbol in der Bildecke ersetzt in vielen Fällen den Textbalken quer über dem Foto. Sie können sie direkt hier herunterladen.

Die Serie im Überblick

1. Teil 1: AI Act für Immobilienprofis — was seit dem 2. August 2026 gilt
2. Teil 2: AI Act im Immobilienalltag — die 30 wichtigsten Praxisfragen
3. Teil 3: AI-Act-Checkliste für Immobilienunternehmen (dieser Beitrag)

Den Einstieg in die Umsetzung erleichtert das kostenlose Live-Webinar: die Rechtsrisiken sortiert, der Umgang mit Kundendaten live gezeigt.

Wichtiger Hinweis

Diese Checkliste ist keine Rechtsberatung, sondern eine Sammlung praxisorientierter Best Practices. Da die Transparenzpflichten erst seit dem 2. August 2026 angewendet werden und belastbare Rechtsprechung noch fehlt, sollte sie regelmäßig aktualisiert und bei risikoreichen Anwendungen durch fachkundige Beratung ergänzt werden. Die ausführliche rechtliche Einordnung steht in Teil 1.

Wichtige Abgrenzung für bestehende Inhalte

Die Stichtags-Logik ist in Teil 1 ausführlich hergeleitet. Für die Checkliste genügen drei Kategorien:

• Kategorie A — ab dem 2. August 2026 erzeugt oder wesentlich bearbeitet: Kennzeichnungspflicht unmittelbar prüfen und gegebenenfalls umsetzen.
• Kategorie B — vor dem 2. August 2026 erzeugt: keine allgemeine rückwirkende Pflicht nach der derzeitigen EU-Auslegung; weiterhin geschäftlich relevante Inhalte trotzdem freiwillig nachkennzeichnen.
• Kategorie C — Erstellungsdatum unbekannt: vorsorglich kennzeichnen, ersetzen oder offline nehmen, bis die Herkunft geklärt ist.

Wichtig: Maßgeblich ist nach den Leitlinien der Kommission das Erstellungs- beziehungsweise Bearbeitungsdatum des Inhalts, nicht allein das Datum, an dem er in einem Portal hochgeladen wurde. Veraltete oder nicht mehr benötigte Inhalte werden archiviert oder entfernt.

Womit gekennzeichnet wird: die EU-Icons

Bevor es an die einzelnen Kanäle geht, die praktisch wichtigste Neuerung — und sie nimmt der Kennzeichnung viel von ihrer Schwere.

Seit Juni 2026 gibt es ein amtliches Bildzeichen. Die Europäische Kommission hat es gemeinsam mit dem Code of Practice on Transparency of AI-Generated Content veröffentlicht, dem freiwilligen Verhaltenskodex zu Art. 50 AI Act. Es gibt drei Varianten:

• 

  Vollständig KI-erzeugtFür Inhalte, die komplett von einer KI erstellt wurden — ohne menschlich erstellte Bestandteile.

• 

  Teilweise mit KI verändertFür vorhandene, menschlich erstellte Inhalte, die mit KI bearbeitet wurden. Das ist der Regelfall beim virtuellen Staging.

• 

  Basis-IconFür eigene Textzusätze oder eine zweite Informationsebene, etwa einen Hinweis beim Antippen.

Jede Variante gibt es in Schwarz und Weiß, jeweils auch halbtransparent — Weiß für dunkle Bildbereiche, Schwarz für helle.

Warum das die Arbeit erleichtert

Ein Icon in der Bildecke ist deutlich weniger aufdringlich als ein Textbalken quer über dem Wohnzimmerfoto. Genau das ist der Punkt: Die Kommission empfiehlt diese Form selbst, und der Kodex verlangt ausdrücklich eine Platzierung, die den Inhalt nicht unnötig verdeckt.

Für die Praxis heißt das: Das Icon trägt die Offenlegung nach dem AI Act, die inhaltliche Erläuterung („was genau wurde verändert?“) kann in die Bildunterschrift oder ins Exposé wandern — dorthin, wo sie niemanden beim Betrachten stört.

Schematische Darstellung der empfohlenen Platzierung — kein echtes Objektbild.

Drei Punkte, die dazugehören

Erstens: Die Icons sind freiwillig, die Kennzeichnungspflicht ist es nicht. Die Kommission stellt sie zur freien Verwendung bereit, eine Namensnennung ist nicht nötig. Wer sie nutzt, ist damit aber nicht automatisch rechtskonform — und wer sie nicht nutzt, darf eine gleichwertige eigene Lösung verwenden. Verbindlich ist nur, dass die Offenlegung beim ersten Kontakt klar wahrnehmbar ist.

Zweitens: Das Icon ersetzt die konkrete Aussage nicht überall. Es sagt „hier war KI im Spiel“, nicht „die Möbel sind nicht vorhanden“. Wo ein Betrachter sonst einen falschen Eindruck vom tatsächlichen Zustand bekommen könnte, bleibt die inhaltliche Erläuterung nötig — das verlangt nicht der AI Act, sondern das Wettbewerbsrecht (§ 5 UWG). Der Kodex selbst empfiehlt deshalb, zusätzlich offenzulegen, was verändert wurde.

Drittens: „AI“ bleibt englisch. Der Kodex sieht die englische Abkürzung als Hauptelement vor. Ein deutscher Zusatz daneben ist möglich und sinnvoll — ersetzen sollte er das Icon nicht.

Die von der Kommission in mehreren Mitgliedstaaten durchgeführten Nutzertests stützen die Kombination: Die Varianten mit Textzusatz („generated“, „modified“) schnitten bei Auffälligkeit und Verständlichkeit deutlich besser ab als das Symbol allein.

Die Icons herunterladen

EU-Icons als ZIP herunterladen — alle drei Icons in je vier Varianten, als PNG für die Bildbearbeitung und als SVG für verlustfreie Skalierung, dazu eine Kurzanleitung.

Original und weitere Hinweise: EU-Icons zur Kennzeichnung von KI-Inhalten bei der Europäischen Kommission.

Platzierungsregeln aus dem Kodex

Diese Punkte gelten für jeden Kanal in dieser Checkliste:

• Direkt einbetten. Das Icon gehört in die Bilddatei, nicht nur in den Beitragstext. Nur wenn eine gleichwertige Alternative existiert — etwa ein dauerhaftes Overlay der Plattform, das für Betrachter auf dem Bild zu liegen scheint — ist ein anderer Weg vertretbar.
• Freie Ecke wählen. Empfohlen wird die rechte obere Ecke, an einer Stelle ohne überlagernde Bedienelemente, mit ausreichend Abstand zu anderen Einblendungen.
• Ohne Zutun erkennbar. Es darf kein Klick, kein Aufklappen und keine anhaltende Aufmerksamkeit nötig sein.
• Lesbar bleiben. Größe, Kontrast und Stil dürfen an den Kontext angepasst werden, solange das Icon erkennbar bleibt. Die Proportionen der Buchstaben bleiben unverändert.
• Bei Videos wiederholen. Am Anfang, in regelmäßigen Abständen und mindestens nach Unterbrechungen — damit auch Ausschnitte und Screenshots die Kennzeichnung tragen.
• Barrierearm gestalten. Alternativtext beziehungsweise Screenreader-Erkennbarkeit, ausreichender Kontrast und genügend Anzeigedauer gehören dazu.

1. Verantwortung festlegen

☐ Eine Person koordiniert den KI-Einsatz.

☐ Eine Vertretung ist benannt.

☐ Fachabteilung, Datenschutz, IT und Geschäftsführung können bei Bedarf eingebunden werden.

☐ Es gibt einen Eskalationsweg für unklare oder risikoreiche Fälle.

Ein gesetzlich vorgeschriebener „KI-Beauftragter“ ist für gewöhnliche Immobilienunternehmen nicht generell vorgesehen. Trotzdem sollte klar sein, wer Anwendungen prüft, freigibt und regelmäßig kontrolliert.

Dokumentieren: Name, Funktion, Vertretung, Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse, Prüfrhythmus.

2. Alle KI-Systeme inventarisieren

☐ Offiziell freigegebene Systeme wurden erfasst.

☐ Inoffiziell durch Mitarbeiter genutzte Werkzeuge wurden erfragt.

☐ Externe Agenturen und Freelancer wurden einbezogen.

☐ KI-Funktionen in vorhandener Software wurden berücksichtigt.

Typische Anwendungen:

• Textassistenten,
• automatische E-Mail-Entwürfe,
• Chatbots,
• virtuelle Möblierung,
• Bildretusche,
• Exposé-Generatoren,
• Übersetzungen,
• Transkriptionen,
• Immobilienbewertungen,
• Mietinteressenten-Scoring,
• Schadenserkennung,
• Dokumentenextraktion,
• Leadpriorisierung,
• KI-Funktionen im CRM.

Für jedes System erfassen: Anbieter, Produktname, Einsatzzweck, Nutzer, Eingaben, Ausgaben, personenbezogene Daten, Schnittstellen, Freigabestatus.

3. Alle bestehenden öffentlichen Inhalte erfassen

☐ Sämtliche aktiven Immobilienangebote wurden aufgelistet.

☐ Die eigene Website wurde kontrolliert.

☐ Downloadbare Exposés und Broschüren wurden erfasst.

☐ Social-Media-Kanäle wurden einbezogen.

☐ Aktive Werbeanzeigen wurden erfasst.

☐ Inhalte externer Makler, Agenturen und Projektpartner wurden berücksichtigt.

Prüfen Sie mindestens:

Immobilienportale

• ImmoScout24,
• Immowelt,
• Kleinanzeigen,
• regionale Portale,
• eigene Vermarktungsplattformen,
• Partnerportale.

Eigene Kanäle

• Unternehmenswebsite,
• Objektseiten,
• Landingpages,
• Blogbeiträge,
• PDF-Exposés,
• digitale Broschüren,
• Newsletter,
• E-Mail-Vorlagen.

Social Media

• Facebook-Beiträge,
• Facebook-Fotoalben,
• Instagram-Posts,
• Instagram-Reels,
• Story-Highlights,
• LinkedIn-Beiträge,
• YouTube-Videos,
• TikTok-Videos,
• Pinterest,
• Google-Unternehmensprofil.

Werbung

• Meta Ads,
• Google Ads,
• Displayanzeigen,
• Retargeting-Kampagnen,
• Portalanzeigen,
• Videoanzeigen,
• automatisierte Kampagnen.

Nicht nur neue Inhalte prüfen. Priorität haben weiterhin öffentlich sichtbare Inhalte, die aktuelle Immobilien, laufende Projekte oder das Unternehmen repräsentieren.

4. Bestehende Inhalte nach Erstellungsdatum sortieren

☐ Das Erstellungs- oder Bearbeitungsdatum wurde soweit möglich festgestellt.

☐ Inhalte ab dem 2. August 2026 wurden gesondert markiert (Kategorie A).

☐ Ältere Inhalte wurden für die freiwillige Nachkennzeichnung priorisiert (Kategorie B).

☐ Inhalte mit unbekanntem Datum wurden als Prüfbedarf gekennzeichnet (Kategorie C).

Die drei Kategorien sind oben unter „Wichtige Abgrenzung“ definiert.

5. Bestehende Immobilienportale korrigieren

☐ Jedes aktive Angebot wurde geöffnet und kontrolliert.

☐ Jedes Bild wurde einzeln betrachtet.

☐ Virtuell möblierte Bilder wurden erkannt.

☐ Virtuell renovierte Bilder wurden erkannt.

☐ KI-veränderte Grundrisse und Darstellungen wurden erkannt.

☐ Kennzeichnungen wurden ergänzt, soweit erforderlich oder als Best Practice vorgesehen.

☐ Vorschaubilder wurden nach dem Speichern kontrolliert.

☐ Mobile Darstellung wurde geprüft.

☐ PDF-Exposés wurden neu erzeugt.

☐ Veraltete Dateien wurden ersetzt oder entfernt.

Prüfen Sie insbesondere:

• Ist das KI-Bild bereits in der Suchergebnisliste sichtbar?
• Wird der Hinweis durch den Portalzuschnitt entfernt?
• Ist die Schrift auf dem Smartphone lesbar?
• Wird die Bildunterschrift überhaupt angezeigt?
• Bleibt der Hinweis beim Download erhalten?
• Enthält das automatisch erzeugte PDF die Kennzeichnung?
• Werden Bilder von Partnerportalen übernommen?

Lässt ein Portal keine sichere Kennzeichnung zu, kommen folgende Best Practices infrage:

1. EU-Icon direkt in die Bilddatei einbetten — das überlebt Zuschnitt, Download und Weitergabe am zuverlässigsten,
2. anderes Titelbild verwenden,
3. kennzeichnungspflichtiges Bild nicht als Vorschau verwenden,
4. Bild entfernen, wenn eine transparente Darstellung nicht möglich ist.

Weil das Icon klein und randständig ist, lässt es sich in aller Regel einbetten, ohne das Motiv zu beschädigen — auch dort, wo ein Textbalken das Bild unbrauchbar machen würde.

6. Facebook und Instagram überprüfen

☐ Das gesamte Unternehmensprofil wurde durchsucht.

☐ Angeheftete Beiträge wurden kontrolliert.

☐ Beiträge zu noch aktiven Immobilien wurden geprüft.

☐ Reels wurden geprüft.

☐ Story-Highlights wurden geprüft.

☐ Profil- und Titelvideos wurden geprüft.

☐ Aktive Meta-Werbeanzeigen wurden geprüft.

☐ Wiederverwendbare Vorlagen wurden aktualisiert.

☐ Alte Bilddateien in der Mediathek wurden gekennzeichnet oder gesperrt.

Für Inhalte ab dem 2. August 2026 ist die gesetzliche Kennzeichnungspflicht zu prüfen.

Für ältere Inhalte gilt als Best Practice:

• geschäftlich relevante Beiträge nachkennzeichnen,
• veraltete Beiträge archivieren,
• alte Reels gegebenenfalls neu veröffentlichen,
• nicht mehr korrigierbare Inhalte entfernen,
• Story-Highlights aktualisieren,
• aktive Werbemittel austauschen.

Ein Hinweis nur in der Instagram-Bio oder auf der allgemeinen Facebook-Infoseite reicht nicht aus, um einzelne Inhalte transparent zu erklären.

7. LinkedIn, YouTube und weitere Plattformen überprüfen

☐ LinkedIn-Beiträge und Unternehmensseiten wurden geprüft.

☐ YouTube-Videos und Thumbnails wurden geprüft.

☐ Videobeschreibungen wurden ergänzt.

☐ Der Hinweis ist auch direkt im Video sichtbar oder hörbar.

☐ Google-Unternehmensprofil und Objektfotos wurden geprüft.

☐ Weitere geschäftlich genutzte Plattformen wurden einbezogen.

Bei Videos sollte der Hinweis nicht nur in der Beschreibung stehen. Best Practice ist das EU-Icon zu Beginn und bei längeren Videos zusätzlich dauerhaft oder wiederkehrend.

Bei KI-Stimmen sollte die Information sichtbar und, wo kein Bild vorhanden ist, hörbar erfolgen. Steht ein Bildschirm zur Verfügung, gehört nach dem Kodex zusätzlich zum gesprochenen Hinweis auch das sichtbare Icon dazu.

8. Wiederverwendung alter Inhalte stoppen

☐ Alte Vorlagen werden nicht ungeprüft in neue Kampagnen übernommen.

☐ Agenturen dürfen nur freigegebene Dateien verwenden.

☐ KI-Dateien und Originaldateien sind eindeutig benannt.

☐ Die zentrale Medienbibliothek wurde bereinigt.

☐ Veraltete Bilder wurden als „nicht verwenden“ markiert.

Empfohlene Dateinamen:

• Wohnzimmer_Original.jpg
• Wohnzimmer_KI_virtuell_moebliert.jpg
• Wohnzimmer_KI_mit_Icon.jpg
• NICHT_VERWENDEN_Wohnzimmer_alt.jpg

Entscheidend ist, dass die Datei mit dem eingebetteten Icon eindeutig von der ungekennzeichneten Zwischenversion unterscheidbar ist — verwechselt werden beide sonst genau dann, wenn es darauf ankommt.

Die größte praktische Fehlerquelle ist häufig nicht die Neuerstellung, sondern die spätere Wiederverwendung alter, ungekennzeichneter Dateien.

9. Einen verbindlichen Bildprozess einführen

☐ Originaldatei wird archiviert.

☐ Art der Bearbeitung wird dokumentiert.

☐ Kennzeichnungspflicht wird geprüft.

☐ EU-Icon wird direkt in die Datei eingebettet (oder technisch gleichwertig angezeigt).

☐ Die passende Variante ist gewählt — „AI MODIFIED“ für bearbeitete Fotos, „AI GENERATED“ für vollständig erzeugte Bilder.

☐ Ein erklärender Zusatz steht in Bildunterschrift oder Exposé, wo der Eindruck sonst missverständlich wäre.

☐ Darstellung wird fachlich freigegeben.

☐ Veröffentlichung wird auf jedem Kanal kontrolliert.

☐ Datum und verantwortliche Person werden dokumentiert.

Die Arbeitsteilung in der Praxis: Das Icon auf dem Bild erledigt die Offenlegung nach dem AI Act. Der Text daneben erklärt die Sache — etwa „Virtuell möbliert, die Einrichtung ist nicht vorhanden“ oder „KI-Visualisierung des geplanten Zustands, noch nicht realisiert“. Nötig ist dieser Zusatz überall dort, wo ohne ihn ein falscher Eindruck vom tatsächlichen Zustand entstehen könnte; dann verlangt ihn das Wettbewerbsrecht unabhängig vom AI Act.

Weitere Formulierungsbeispiele und ihre Grenzen finden Sie in Teil 2, Frage 6. Die konkrete Wortwahl ist eine Best Practice — entscheidend ist, dass der Hinweis verständlich und eindeutig ist.

10. Grenzen der Bildbearbeitung festlegen

☐ Erlaubte Bearbeitungen wurden definiert.

☐ Unzulässige Bearbeitungen wurden definiert.

☐ Marketing und Agenturen wurden informiert.

☐ Grenzfälle müssen freigegeben werden.

Regelmäßig vertretbar, wenn transparent

• virtuelle Möblierung,
• digitale Entrümpelung,
• beispielhafte Farbgestaltung,
• geplanter Sanierungszustand,
• eindeutig erkennbare Entwurfsdarstellung.

Nur nach besonderer Prüfung

• Austausch des Himmels,
• Veränderung der Vegetation,
• Entfernung von Fahrzeugen,
• Entfernung technischer Anlagen,
• Veränderung von Ausblicken,
• visuelle Vergrößerung von Räumen.

In einer Ist-Darstellung nicht akzeptabel

• Entfernen von Schimmel,
• Entfernen von Feuchtigkeit,
• Löschen von Rissen,
• Hinzufügen nicht vorhandener Fenster,
• Darstellung eines nicht vorhandenen Balkons als Bestand,
• Verändern von Raumproportionen,
• Kaschieren von Bauschäden oder Sanierungsbedarf.

Hier greift neben dem AI Act vor allem das Wettbewerbsrecht: Eine Kennzeichnung heilt keine Irreführung. Die Abgrenzung im Detail steht in Teil 2, Fragen 8 bis 13.

11. Videos, Avatare und KI-Stimmen kontrolliert produzieren

☐ Für Videoproduktionen gilt derselbe Freigabeprozess wie für Bilder.

☐ KI-Avatare und KI-Stimmen werden zu Beginn des Videos offengelegt.

☐ Das EU-Icon erscheint am Anfang und wird in regelmäßigen Abständen wiederholt.

☐ Nach Unterbrechungen (etwa Werbung) erscheint es erneut.

☐ Der Hinweis bleibt erhalten, wenn Ausschnitte einzeln veröffentlicht werden.

☐ Thumbnails mit KI-Anteil sind ebenfalls gekennzeichnet.

☐ Bei reinem Ton gibt es zusätzlich einen hörbaren Hinweis zu Beginn.

☐ Externe Videoagenturen kennen die Vorgaben und bestätigen sie.

Ein Hinweis nur in der Videobeschreibung reicht nicht — beim Teilen, Einbetten oder in der Vorschau ist sie häufig nicht sichtbar. Die Wiederholung ist kein Selbstzweck: Sie sorgt dafür, dass auch ein herausgeschnittener Clip oder ein Screenshot die Kennzeichnung noch trägt. Details zu Videos stehen in Teil 2, Frage 14.

12. Chatbots und KI-Kommunikation offenlegen

☐ Der Chatbot gibt sich ab der ersten Nachricht als KI zu erkennen.

☐ Ein dauerhafter Hinweis ist im Chatfenster sichtbar.

☐ Nutzer werden gebeten, keine besonders sensiblen Daten einzugeben.

☐ Es wurde geprüft, ob der Bot das Gespräch autonom lenkt oder Personen bewertet.

☐ Falls ja: Eine Datenschutz-Folgenabschätzung wurde vor dem Start durchgeführt.

☐ KI-Agenten, die selbstständig Kundendialoge führen, legen dies offen.

☐ Für KI-gestützte E-Mails und Exposétexte gibt es einen menschlichen Freigabeprozess.

Warum die autonome Gesprächsführung eine DSFA auslöst, erklärt Teil 1; die Abgrenzungsfälle stehen in Teil 2, Fragen 16 bis 19.

13. Datenfreigaben für KI-Systeme regeln

☐ Es ist festgelegt, welche Daten in welche KI-Systeme eingegeben werden dürfen.

☐ Für jedes freigegebene System liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor.

☐ Speicherorte, Unterauftragnehmer und Drittlandtransfers wurden geprüft.

☐ Die Trainingsnutzung der Eingaben ist vertraglich ausgeschlossen oder bewertet.

☐ Für frei zugängliche KI-Konten gilt ein dokumentiertes Verbot sensibler Eingaben.

☐ Kundendaten werden vor der Eingabe pseudonymisiert oder auf das Erforderliche reduziert.

☐ Mitarbeiter wissen, an wen sie Zweifelsfälle melden.

Die typischen Fallstricke — Schadensfotos, Mietbewerbungen, Gesprächsaufzeichnungen — behandelt Teil 2, Fragen 20 bis 24.

14. Automatisierte Bewertungen absichern

☐ Alle Systeme, die Personen bewerten oder priorisieren, wurden identifiziert.

☐ Die verwendeten Kriterien sind dokumentiert und sachlich begründet.

☐ Diskriminierungsrisiken wurden geprüft — auch bei scheinbar neutralen Kriterien.

☐ Die endgültige Entscheidung trifft ein ausreichend informierter Mensch.

☐ Betroffene können Fehler melden und eine menschliche Prüfung verlangen.

☐ Bei Schadensmeldungen existieren Notfallregeln und eine sichtbare Notfallnummer.

☐ Regelmäßige Stichproben und Fehlerprotokolle sind eingerichtet.

Eine ausschließlich automatisierte Ablehnung von Mietinteressenten ist besonders riskant — die Einzelheiten stehen in Teil 2, Fragen 25 bis 28.

15. KI-Kompetenz aufbauen und dokumentieren

☐ Alle Personen, die KI einsetzen, haben eine Grundeinweisung erhalten.

☐ Eine interne KI-Richtlinie ist verabschiedet und bekannt.

☐ Für risikoreiche Anwendungen gibt es vertiefende Schulungen.

☐ Neue Funktionen und geänderte Vorgaben werden nachgeschult.

☐ Alle Maßnahmen sind mit Datum und Teilnehmern dokumentiert.

Ein bestimmter Lehrgang oder ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben — welche Maßnahmen Art. 4 des AI Acts stattdessen erwartet, steht in Teil 1.

16. KI-Verzeichnis führen und Wiedervorlage einrichten

☐ Ein zentrales KI-Verzeichnis ist angelegt (Inhalte siehe Teil 2, Frage 30).

☐ Für jedes System sind Freigabedatum und nächster Prüftermin hinterlegt.

☐ Die Kontrolle der öffentlichen Kanäle ist mit Datum dokumentiert.

☐ Ein fester Prüfrhythmus ist eingerichtet (z. B. quartalsweise).

☐ Neue Leitlinien, FAQ und Rechtsprechung werden beobachtet und eingearbeitet.

☐ Die Checkliste selbst hat einen Verantwortlichen und ein Aktualisierungsdatum.

Der AI Act ist kein Projekt, das man einmal abschließt: Behördenpraxis, technische Standards und Rechtsprechung entwickeln sich gerade erst. Wer Verzeichnis und Wiedervorlage pflegt, muss bei neuen Auslegungshinweisen nur nachjustieren statt von vorn anzufangen.

Welche Schritte dieser Checkliste porthor abdeckt — und welche nicht

Zum Schluss der ehrliche Abgleich mit unserem eigenen Werkzeug: porthor ist eine Desktop-App, mit der Immobilienbüros KI an Dokumenten arbeiten lassen, ohne Klardaten aus dem Haus zu geben. Sie ist kein „AI-Act-Compliance-Paket“ — einige Schritte dieser Checkliste nimmt sie Ihnen aber strukturell ab:

Schritt	Unterstützung durch porthor
2 · KI-Systeme inventarisieren	Ein geprüfter KI-Zugang statt Schatten-KI: 13 wählbare Anbieter (eigener API-Schlüssel, auch lokale Modelle) laufen über eine App. Das Inventar schrumpft auf ein prüfbares System.
12 · Kommunikation mit Freigabeprozess	Entwurf-mit-Freigabe ist baulich verankert: Die KI schlägt vor, der Mensch gibt frei. porthor versendet selbst nichts; E-Mails entstehen als Entwurf im eigenen Mailprogramm.
13 · Datenfreigaben regeln	Klardaten verlassen das Gerät nicht — an die KI gehen ausschließlich pseudonymisierte Inhalte. Das Privacy-Gate prüft jede ausgehende Anfrage und blockiert im Zweifel; blockierte Werte gibt nur der Mensch frei.
14 · Bewertungen absichern	Kennzahlen wie Renditen oder Kaufpreisfaktoren rechnet eine feste, nachvollziehbare Rechenschicht; KI-Skills weisen ihren Rechenweg offen aus. Die Letztentscheidung bleibt beim Menschen.
15 · KI-Kompetenz aufbauen	Das kostenlose Live-Webinar eignet sich als Grundeinweisung; ab 3 porthor-Jahreslizenzen ist die Mitarbeiter-Schulung Teil des Produktpakets. Skills führen durch feste Arbeitsschritte statt durch freies Prompten.
16 · Dokumentation & Wiedervorlage	Der Audit-Nachweis belegt über eine manipulationserkennende Hash-Kette, was wann mit welchem Schutz verarbeitet wurde — ohne die Inhalte selbst. Er ersetzt kein KI-Verzeichnis, liefert aber den Verarbeitungsnachweis dazu.

Und genauso klar, was porthor nicht abdeckt: die Bestandsprüfung Ihrer Portale und Social-Media-Kanäle (Schritte 3 bis 7 bleiben Handarbeit), die Kennzeichnung von KI-Bildern und -Videos (Schritte 9 bis 11 — porthor erzeugt keine Bilder und kennzeichnet keine) und die Transparenzpflichten kundenseitiger Chatbots. Für diese Schritte bleiben die oben beschriebenen Prozesse Ihr Werkzeug.

Fazit: 16 Schritte, ein System

Die Checkliste sieht nach viel Arbeit aus — in der Praxis sind die meisten Schritte einmalige Aufräumarbeiten (Schritte 1 bis 8), gefolgt von schlanken Dauerprozessen (Schritte 9 bis 16). Wer sie einmal sauber aufsetzt, kann KI im Vermarktungsalltag nutzen, ohne bei jeder Veröffentlichung neu nachzudenken.

Die Grundlagen zum Nachlesen: Teil 1 erklärt die Rechtslage, Teil 2 beantwortet die 30 häufigsten Praxisfragen.

Und für den Start müssen Sie nicht allein loslegen: Im kostenlosen Live-Webinar sehen Sie die Grundlagen im Zusammenhang — die Rechtsrisiken des KI-Alltags eingeordnet, der Umgang mit Kundendaten live am echten Fall, dazu eine offene Fragerunde. Ein möglicher Baustein für die Grundeinweisung Ihres Teams aus Schritt 15.

Stand: 6. August 2026. Diese Checkliste ist keine Rechtsberatung; Grundlage sind der Gesetzestext, die Leitlinien und FAQ der Europäischen Kommission, der Code of Practice on Transparency of AI-Generated Content samt der darin veröffentlichten EU-Icons sowie die geltenden Datenschutzvorgaben. Die ausführliche rechtliche Einordnung steht in Teil 1.