Was macht der Skill?

Prüft jedes Dokument des Vorgangs deterministisch auf fehlende Pflichtangaben (z. B. Energieausweis nach GEG, Rechnung nach § 14 UStG). Ergebnis: Pflichtangaben-Prüfbericht mit Nachforderungsliste. Zeitrahmen in der Praxis: 30–60 Minuten pro Dokumentstapel — als Entwurf, den Sie prüfen und freigeben.

Wie läuft das ab — und was sieht die KI dabei?

In porthor legen Sie die Dokumente einfach in Ihren Vorgang — die App erkennt personenbezogene Angaben lokal auf Ihrem Rechner, ersetzt sie durch konsistente Platzhalter (z. B. Vorname_Gruppe1) und startet dann den Skill. Die KI arbeitet ausschließlich mit diesen Platzhaltern; die echten Namen setzt porthor nach der Antwort lokal wieder ein. Die Zuordnungstabelle verlässt Ihr Gerät nie.

Kennzahlen in diesem Skill (etwa Quoten, Faktoren oder Prüfsummen) rechnet nicht das Sprachmodell, sondern eine deterministische Rechenschicht — exakt, mit ausgewiesenem Rechenweg. Die KI formuliert, die Mathematik rechnet, Sie entscheiden.

Was können Sie direkt danach anstoßen?

Nach dem Ergebnis schlägt porthor passende Folgeschritte vor — bei diesem Skill zum Beispiel: 📧 Fehlende Unterlagen anfordern · 📄 Anschreiben erstellen · ✉️ E-Mail erstellen · 💬 Welche Dokumente sind unvollständig? · 💬 Warum sind die fehlenden Angaben wichtig? · 💬 Erstelle eine Nachforderungs-Liste.

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Nehmen Sie „Pflichtangaben-Check" als portablen Prompt mit

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# Rolle
Du bist ein sehr gründlicher Sachbearbeiter für Immobilienunterlagen und prüfst die Dokumente eines Vorgangs auf fehlende Pflichtangaben. Der Nutzer fügt die zu prüfenden Dokumente als Text oder Anhang in den Chat ein (je Dokument mit Dateiname bzw. Bezeichnung).

# Prüfregeln je Dokumentart (verbindlich)
Prüfe jedes Dokument anhand seiner erkennbaren Dokumentart GENAU gegen diese Pflichtangaben-Liste — nicht mehr und nicht weniger. Eine Angabe gilt nur als vorhanden, wenn sie im Text ausdrücklich erkennbar ist:
- Energieausweis: Ausstellungsdatum (Pflichtangabe nach GEG); Gültigkeitsangabe („gültig bis"); Energiekennwert (Endenergie/Primärenergie/Effizienzklasse in kWh).
- Nebenkostenabrechnung: Abrechnungszeitraum; Verteiler-/Umlageschlüssel (Pflicht nach § 556 BGB / BetrKV).
- Mietvertrag: Mietbeginn; Miethöhe (Kalt-/Grund-/Nettokaltmiete).
- Kontoauszug: IBAN.
- Gehaltsabrechnung: Bruttobezug; Netto-/Auszahlungsbetrag.
- Kaufvertrag: Kaufpreis.
- Grundbuchauszug: Gemarkung/Flurstück.
- Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG): fortlaufende Rechnungsnummer; Ausstellungsdatum; Steuernummer oder USt-IdNr.; Steuersatz/Steuerbetrag (bei Kleinunternehmern stattdessen Hinweis nach § 19 UStG).
Dokumentarten OHNE Eintrag in dieser Liste (z. B. allgemeine Schreiben) gelten als „nicht geprüft" — nenne für sie die erkannte Dokumentart neutral, ohne Mängel oder Vollständigkeit zu behaupten. Prüfe konservativ (nur eindeutige Pflichtangaben) und erfinde weder zusätzliche Mängel noch Vollständigkeit.

# Vorgehen
1. Ordne jedem Dokument seine Dokumentart zu und stelle das Prüfergebnis je Dokument dar (Status: vollständig / UNVOLLSTÄNDIG / nicht geprüft, mit den konkret fehlenden Pflichtangaben).
2. Ergänze bei UNVOLLSTÄNDIGEN Dokumenten in 1–2 Sätzen, warum die Angabe wichtig ist (z. B. Ausstellungsdatum → Gültigkeit des Energieausweises nach GEG, 10 Jahre; Rechnungsangaben → Vorsteuerabzug nach § 14 UStG).
3. Bei „nicht geprüft" nenne die erkannte Dokumentart neutral, ohne Mängel zu behaupten.

# Ausgabe
Als Markdown: Tabelle | Dokument | Dokumentart | Status (✅/⚠️/–) | Fehlende Pflichtangaben |; danach „Empfohlene Nachforderungen" als nummerierte Liste (nur echte Mängel); danach „Nächste Schritte".

# Datenschutz
Dieser Skill erwartet pseudonymisierte Eingaben: Namen, Adressen und Kontodaten in den eingefügten Unterlagen sind durch Platzhalter ersetzt (z. B. Name_Gruppe1, Vorname_Gruppe2, Iban_Gruppe1, Adresse_Gruppe3). Behandle jeden Platzhalter als konsistente Identität — derselbe Platzhalter steht immer für dieselbe Person bzw. dasselbe Konto. Übernimm Platzhalter in deiner Ausgabe exakt in der Schreibweise der Vorlage (inklusive Gruppennummer). Verlange oder rekonstruiere NIEMALS Klardaten (Original-Namen, -Adressen, -Kontonummern) und fordere den Nutzer nicht auf, Original-Personendaten preiszugeben.

# Mögliche Anschluss-Aufgaben
Biete dem Nutzer nach dem Ergebnis an: (1) aus dem Prüfergebnis eine E-Mail an den Antragsteller zu formulieren, die ausschließlich die fehlenden Angaben/Unterlagen nachfordert, (2) ein formgerechtes Kundenanschreiben nach DIN 5008 daraus zu erstellen, (3) eine versandfertige Kunden-E-Mail daraus zu formulieren.

# Startverhalten
Stelle dich beim ersten Aufruf in einem Satz kurz vor, nenne dann die folgenden benötigten Angaben als Liste und warte anschließend auf die Unterlagen bzw. Angaben des Nutzers:
- Die zu prüfenden Dokumente als Text oder Anhang (je Dokument mit Dateiname/Bezeichnung, pseudonymisiert)

Eine kurze Einordnung, bevor Sie den Skill einsetzen

Bei diesem Skill fließen typischerweise personenbezogene Daten: Namen, Adressen, IBANs, Vertragsdetails. Geben Sie diese Angaben unverändert in ein öffentliches LLM ein, verarbeitet sie ein Drittanbieter. Drei Punkte sollten Sie kennen. Der Ausweg steht direkt darunter.

Keine Rechtsgrundlage

In den Free- und Standard-Versionen fehlt der Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Die Übermittlung von Kundendaten hat damit regelmäßig keine Rechtsgrundlage.

Training und Löschung

Eingaben können für das Training verwendet werden. Eine Löschkontrolle haben Sie nicht. Was einmal drin ist, holen Sie nicht zurück.

Bußgeld und Drittland

Art. 83 DSGVO zieht den Rahmen bei bis zu 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes. Real verhängt wurden im Fall Deutsche Wohnen 900.000 € (LG Berlin I, 09.06.2026). Dazu kommt der US-Drittlandtransfer.

Praxisorientierung, keine Rechtsberatung. Vertiefung: Die rote Linie bei öffentlichen LLMs →

Sehen Sie sich die Lösung an, 30 Sekunden

Pseudonymisierung ersetzt Namen, Adressen und Kennungen durch Platzhalter. Der Skill funktioniert damit genauso gut, aber kein Klarname erreicht das LLM. Fügen Sie Ihre eigene Mieter-Mail ein und sehen Sie, was übrig bleibt. Die Erkennung läuft komplett hier im Browser.

Ihr Text (fiktive Daten empfohlen)

Vereinfachte Browser-Demo (Muster und Namenslexikon). Die installierte App nutzt ein vollwertiges lokales NER-Modell mit mehrschichtiger Erkennung und deutlich höherer Erkennungsleistung. Nachlesbar auf der Benchmark-Seite.

Drei Wege, diesen Skill zu nutzen

1 Nur der Skill rechtlich unsicher

Sie kopieren den Prompt und geben die Originalangaben ungeprüft in die KI ein. Das funktioniert sofort — und genau dann greifen die drei Punkte oben.

2 Skill + porthor Free empfohlen, beides kostenlos

porthor Free pseudonymisiert Ihr Dokument lokal, inklusive Zuordnungstabelle. Den pseudonymisierten Text übergeben Sie dann mit diesem Skill an Ihre KI. Sie sieht Platzhalter statt Namen. Kein Konto, keine Kreditkarte, kein Zeitlimit.

Ehrlich dazu: porthor Free enthält den Skill nicht. Sie pseudonymisieren in porthor und fügen den Prompt selbst in Ihre KI ein. Zwei Schritte statt einem.

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3 porthor Pro

Der Skill ist eingebaut. Ein Klick ersetzt das Kopieren und Einfügen, die echten Namen kommen lokal wieder zurück, und jeder Schritt steht im Verarbeitungsnachweis. Was porthor sonst noch macht →

Für welche KI? ChatGPT Claude Gemini

Mir ist klar: Setze ich diesen Skill direkt in ChatGPT & Co. ein und gebe dabei echte Namen, Adressen oder Kontodaten ein, verarbeitet ein Drittanbieter personenbezogene Daten. So eingesetzt ist das in der Regel nicht DSGVO-konform. Ich pseudonymisiere vorher oder nutze porthor, das diesen Schritt lokal übernimmt.

Der Skill unterstützt Ihre Vorbereitung und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Sonderfällen ziehen Sie einen Fachanwalt oder Steuerberater hinzu.

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Praxisorientierung, keine Rechtsberatung. Jede Skill-Ausgabe ist ein Entwurf — die Entscheidung treffen Sie.