porthor im Team: gemeinsame Ordner und fortsetzbare KI-Chats auf dem Netzlaufwerk

Die meisten Kollaborations-Werkzeuge beantworten die Frage „Wie arbeiten wir gemeinsam?“ mit einem neuen Server: ein weiteres Konto, ein weiterer Anbieter, ein weiterer Auftragsverarbeitungsvertrag. porthor beantwortet sie mit einem Ort, den Ihr Büro längst hat — dem Netzlaufwerk. Dokumente, Markierungen und KI-Chats liegen als Dateien in Ihren eigenen Ordnern. Legen Sie diese Ordner auf ein gemeinsames Laufwerk, arbeitet jede porthor-Installation im Team mit denselben Ordnern: Was eine Kollegin morgens pseudonymisiert und mit der KI vorbereitet hat, kann der Kollege nachmittags öffnen, prüfen und fertigstellen. Ohne porthor-Cloud, ohne neuen Vertrag, ohne dass ein Dokument das Haus verlässt.

Wie funktioniert die Teamarbeit technisch?

Unspektakulär, und genau das ist der Punkt. Die Teamarbeit steckt in den Team-Lizenzen porthor Pro Team und porthor Automate Team, die Sie je Arbeitsplatz kaufen. porthor zieht in Ihre bestehende Ordnerstruktur ein: Sie wählen eine Wurzel, und jeder Ordner darunter ist eine Arbeitseinheit. Es wird nichts kopiert, verschoben oder umbenannt — porthor legt seine eigenen Daten in einem verborgenen Unterordner .porthor ab. Statt eines lokalen Pfads wählen Sie diese Wurzel auf Ihrem Fileserver oder NAS, zum Beispiel \\server\immobilien. Jede Installation im Team, die auf diesen Pfad zeigt, sieht dieselben Ordner: die importierten Dokumente, die geprüften Markierungen, die Zuordnung der Platzhalter und die bisherigen KI-Chats. Es gibt keinen Synchronisierungsdienst dazwischen und keinen Server, der vermittelt — es sind Ihre Dateien auf Ihrem Laufwerk, mit lokaler Verarbeitung auf jedem Arbeitsplatz.

Auch die Zugriffssteuerung erfinden Sie nicht neu: Wer welchen Ordner öffnen darf, regeln die Ordnerberechtigungen Ihres Servers — dieselben, mit denen Sie heute schon Mieterakten und Buchhaltungsordner schützen. Und Ihre bestehende Datensicherung greift automatisch mit, denn gesichert wird, was auf dem Laufwerk liegt.

Was bringt es im Alltag, dass KI-Chats beim Ordner liegen?

Den Unterschied zwischen Übergabe und Weiterarbeit. Die KI-Chats gehören in porthor zum Ordner, nicht zur Person — sie liegen mit auf dem Netzlaufwerk und lassen sich von jedem Teammitglied mit Zugriff fortsetzen. Drei Situationen, in denen das zählt:

• Urlaubs- und Krankheitsvertretung: Die Vertretung öffnet den Ordner und sieht neben den Dokumenten den gesamten bisherigen Verlauf — welche Fragen schon gestellt wurden, welche Antworten die KI gegeben hat, wo der Fall steht. Sie führt den Chat einfach weiter, statt bei null zu beginnen.
• Fälle, die den Schreibtisch wechseln: Die Sachbearbeitung bereitet die Nebenkostenanalyse vor, die Teamleitung prüft das Ergebnis und stellt im selben Chat die Rückfrage. Der Kontext wandert mit dem Ordner, nicht per E-Mail-Weiterleitung.
• Neue Mitarbeiter: Wer eingearbeitet wird, kann in abgeschlossenen Ordnern nachvollziehen, wie das Team Skills einsetzt und Ergebnisse prüft — die gelebte Praxis steht im Verlauf, nicht nur im Handbuch.

Mit geteilten Skills wird daraus ein Standard: Selbst erstellte Skills (porthor Automate) teilt Ihr Büro im Team, sodass jede Mieterantwort und jede Vertragsprüfung demselben Ablauf und Format folgt — egal, wer sie ausführt.

Was bedeutet das für den Datenschutz?

Dass keine neue Baustelle entsteht. Ein Kollaborations-Dienst in der Cloud wäre ein weiterer Auftragsverarbeiter mit eigenem Vertrag, Löschkonzept und Berechtigungsmodell. Das Netzlaufwerk ist dagegen Infrastruktur, die in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis längst steht. Die Dokumente bleiben im Haus, die Pseudonymisierung passiert weiterhin lokal auf jedem Arbeitsplatz, und an einen externen KI-Anbieter gehen — wie immer bei porthor — nur Platzhalter statt echter Namen. Der Verarbeitungsnachweis dokumentiert die Schritte je Ordner, unabhängig davon, wer sie ausgeführt hat.

Was kostet porthor für ein Team — und was ist inklusive?

porthor Free können Sie auf beliebig vielen Rechnern nutzen. Für den KI-Workflow braucht jeder Arbeitsplatz eine eigene Lizenz: porthor Pro (KI-Chat und die 5 kuratierten Skills der eigenen Rolle, 29 €/Monat bzw. 290 €/Jahr; weitere Rollen-Skills als Skillpaket für einmalig 299 € je Nutzer) oder porthor Automate (alle Skills, zusätzlich eigene Skills und Automatisierung, 69 €/Monat bzw. 690 €/Jahr). Beide Abos werden direkt ab Checkout abgerechnet — statt einer Testphase sichert Sie die 30-Tage-Geld-zurück-Garantie ab.

Für die Teamarbeit gibt es beide Tarife als Team-Lizenz: porthor Pro Team für 39 €/Monat bzw. 390 €/Jahr und porthor Automate Team für 79 €/Monat bzw. 790 €/Jahr, jeweils je Arbeitsplatz. Das sind 10 € im Monat oder 100 € im Jahr mehr als die Einzellizenz, und dafür bekommen Sie gemeinsame Ordner, zentral gespeicherte und fortsetzbare KI-Chats sowie (mit Automate) geteilte Skills. Die Anzahl der Plätze wählen Sie im Lizenzkonfigurator. Wenn Sie später wechseln möchten, kaufen Sie dort die Team-Lizenz und kündigen die bisherige im CopeCart-Käuferbereich; ein Produktwechsel im laufenden Abo ist bei unserem Zahlungsdienstleister nicht vorgesehen.

Mit wachsender Teamgröße sind Zusatzleistungen automatisch inklusive; Pro- und Automate-Jahreslizenzen zählen dafür zusammen:

• Ab 3 Jahreslizenzen: Schulung „KI und Datenschutz“. Ihre Mitarbeiter lernen den sicheren Umgang mit KI und schützenswerten Daten — inklusive Teilnahmebestätigung, dem dokumentierten Baustein für Ihr Datenschutzkonzept. Einzeln: 99 € pro Mitarbeiter.
• Ab 5 Jahreslizenzen: Datenschutz-Template-Paket. Security-Whitepaper, Vorlagen für das Verarbeitungsverzeichnis (VVT, Art. 30) und die technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM, Art. 32), eine Prüfliste für den AV-Vertrag und ein Muster-Anschreiben — die Unterlagen, nach denen Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzbeauftragter zuerst fragt. Einzeln: 199 €.
• Ab 10 Automate-Jahreslizenzen: Individualworkshop „Eigene Skills bauen“. 3 Stunden nur für Ihr Unternehmen, mit Ihren eigenen Abläufen als Beispielen — danach baut Ihr Team seine Skills selbst. Einzeln: 899 € (buchbar nur mit Automate).

Zum gemeinsamen Ausprobieren muss niemand kaufen: porthor Free ist dauerhaft kostenlos und ohne Kreditkarte, die Anmeldung läuft mit Ihrer E-Mail-Adresse und ohne Passwort. Entscheiden Sie sich für eine Team-Lizenz, gilt auf den Kauf eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.

Größeres Team oder Fragen zur Einrichtung?

Für größere Teams, den klassischen Rechnungskauf oder Fragen zur Einrichtung des Netzlaufwerks schreiben Sie uns direkt an service@porthor.de — wir antworten mit einer konkreten Empfehlung für Ihre Ordnerstruktur und Berechtigungen, nicht mit einem Rückruf-Formular.