# Muster-Anschreiben an den Datenschutzbeauftragten (Entwurf)
> Zum Anpassen: [KLAMMERN] ersetzen. Praxisorientierung, keine Rechtsberatung.

Betreff: Geplante Einführung von porthor — lokale Pseudonymisierung vor KI-Nutzung

Hallo [NAME DSB],

wir möchten in [ABTEILUNG/TEAM] KI-Unterstützung für Dokument-Routineaufgaben einführen (z. B. [MIETERANFRAGEN / DOSSIER-PRÜFUNG]). Damit dabei keine personenbezogenen Daten an KI-Anbieter fließen, planen wir den Einsatz von porthor (menosgada Service GmbH):

1. **Lokale Verarbeitung:** Analyse, Schwärzung und Pseudonymisierung laufen vollständig auf dem Arbeitsplatzrechner; es existiert kein Herstellerserver mit Inhaltszugriff.
2. **Pseudonymisierung vor Übertragung:** An den KI-Anbieter ([ANBIETER]) gehen ausschließlich Platzhalter-Texte; die Zuordnungstabelle verbleibt getrennt und lokal (Art. 4 Nr. 5 DSGVO). Ein Privacy-Gate blockiert Übertragungen mit Klartext-Resten (fail-closed).
3. **Nachweis:** Jeder Verarbeitungsschritt wird lokal manipulationserkennend protokolliert und ist als PDF-Nachweis exportierbar.

Anbei das Security-Whitepaper des Herstellers und ein Vorschlag für den Eintrag ins Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Wir bitten um deine Einschätzung, insbesondere zu:
- AVV-Bedarf gegenüber [KI-ANBIETER] bei ausschließlich pseudonymisierten Übergaben,
- Aufnahme in das VVT (Vorlage anbei),
- ggf. Ergänzung der TOMs.

Vielen Dank und viele Grüße
[NAME, ROLLE]